大數據背景下高校檔案管理模式的改進策略

進入新世紀后我國科技水平不斷提升，大數據技術也被普及運用到諸多行業(yè)和領域，在很大程度上提高了信息處理速度，助力社會經濟的飛速發(fā)展。近年來，高校檔案管理工作受到了越來越多的關注和重視，作為高校日常教育管理的重要組成部分，應當主動運用大數據技術來改革和創(chuàng)新傳統的高校檔案管理模式，實現高校檔案管理工作水平不斷的發(fā)展提升，最大程度的發(fā)揮出檔案工作對高校教育管理的輔助性作用。在大數據時代下，依托于大數據技術推進高校現代化檔案管理體系的構建，利用大數據對高校檔案資源庫的信息進行分析研究，在這一過程中，檔案管理人員必須要深入全面認識到檔案管理工作中的普遍性問題，制定明確的創(chuàng)新方向和改革目標，借助大數據來對檔案管理工作予以完善，為其他各部門相關工作的高質量開展帶來更為準確可靠的檔案信息支持。

一、大數據背景下高校檔案管理信息化建設的意義

（一）順應時代發(fā)展趨勢

現代科技的飛速發(fā)展和普及運用，讓各個行業(yè)和領域都逐漸開始邁入到了一個發(fā)展的新階段。大數據技術的普及使得高校檔案管理工作能夠助于信息化建設和數字化技術的推廣運用，已經轉變了過去那種手工管理的陳舊模式，不單單促進了檔案管理效率與質量的提升，還使檔案管理人員的日常工作量得到了大幅的降低，同時針對紙質檔案實施掃描后能夠通過圖片的形式保存于計算機數據庫之內，防止傳統保存模式因為外部環(huán)境因素和紙張自身質量而出現損壞或丟失的問題。同時檔案材料的檢索與查詢效率也得到了顯著提升，使用者僅僅需要直接輸入關鍵詞即可第一時間獲得相應的檔案材料，為檔案資源的開發(fā)利用帶來了極大的便利性。由此可見，高校在開展檔案管理工作中，應把信息化建設作為必然的要求，才能夠真正發(fā)揮出高校檔案資源的價值與作用。

（二）拓寬檔案服務功能，實現檔案資源共享

在傳統的高校檔案管理中，大部分檔案資料都是紙質檔案，因為存儲的數據資料數量較多，在實際檢索查找時會消耗極高的人力成本和時間成本，很難實現隨時調閱，更難以進行遠距離的傳輸。用過檔案管理信息化建設，可以借助于信息化系統平臺和相關軟件來對檔案資源實施科學管理，在授權登錄系統后即可直接搜索需要的檔案材料，比如說教師遠程備課選擇這樣的檢索下載方式能夠有效擺脫時間與空間的束縛。

（三）降低檔案管理差錯率，實現檔案資料的永久保存

由于傳統的檔案管理工作質量水平不高，因此經常會出現歸檔模糊、管理混亂甚至檔案遺失等現象。隨著檔案管理信息化建設的實施，過去的紙質檔案將逐步向電子檔案轉變，得以更好地保存利用，有效防止由于人工操作不規(guī)范出現的差錯。同時檔案管理工作人員借助于信息化管理平臺開展工作，其數據處理能力、分析能力以及計算機應用能力得以提升，使得高校檔案管理工作隊伍整體專業(yè)水平得到提升。這樣一來，高校檔案管理工作質量也將向越來越好的方向發(fā)展。

二、大數據時代高校檔案管理工作與服務模式存在的問題

（一）檔案服務內容以及方式單一

在傳統的高校檔案管理服務中，主要的內容是保存和查詢相關信息，服務內容較為片面，服務方式也很單一，沒有充分發(fā)揮出檔案信息內容的作用和功能。針對這一現象，高校在應用大數據技術開展檔案管理工作時，要充分結合大數據技術的特點，最大程度的體現出信息技術的準確性和有效性，同時注重檔案信息的個性化服務。傳統的高校檔案服務平臺往往只具有存儲和調用功能，無法實現其服務功能，如通過查詢檔案信息關鍵詞來調閱檔案等?；诖?，為了更好的體現出高校檔案管理工作的服務性，應充分利用大數據技術使檔案管理服務工作滿足以上需求。

（二）檔案信息數據的安全性欠佳

大數據背景下，高校檔案管理開始采用線上模式，其服務模式也更加具有開放性。在此背景下，檔案資料信息的安全性也更加需要引起重視，不能出現檔案信息泄漏、違規(guī)調用檔案等情況?，F階段，高校首先需要保證的是能夠實現快速、大量的信息數據處理，在此過程中，如何保證不出現錯誤，有效保證數據安全及其重要。首先需要相關人員具備一定程度的專業(yè)能力，能夠掌握網絡防火墻設置技能；其次是明確高校檔案管理操作流程，并根據具體的檔案內容和操作流程對檔案進行編目和保存，防止出現檔案信息泄漏的情況。

（三）檔案管理人員的專業(yè)能力較低

現階段，還有很多高校檔案管理員在檔案管理專業(yè)能力方面還有存在很多的不足。這類檔案管理人員通常不是畢業(yè)于檔案管理專業(yè)，工作期間也很少參與過檔案管理相關培訓。這就導致一部分高校檔案管理人員對自身工作認識不到位，認為檔案管理就是保管檔案和調閱檔案，這也是檔案信息價值得不到體現的主要原因。大數據技術在檔案管理中的應用，使得這部分檔案管理人員迎來了更大的挑戰(zhàn)，如何改變其對單一的檔案管理理念，促進檔案管理工作人員專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)的提升，已經成為了當前高校開展好檔案管理工作的一項重要內容?？傮w上來說，要提高檔案管理人員的專業(yè)能力，主要還是要從平時做起，通過日積月累的提升，逐步組建起能夠匹配大數據時代的高校檔案管理人員隊伍。

三、對大數據時代高校檔案管理工作與服務模式改進的思考

從上文總結的幾個問題來看，首先要充分利用信息技術做好檔案信息的保存；其次是要注意大數據技術中的數據處理模式與傳統的數據處理模式的不同點，以此更好的推動高校檔案管理工作發(fā)展。

（一）善于利用現代信息技術手段

隨著時代的發(fā)展，高校檔案資料所包含的內容不斷增加，涉及到學生管理、教學管理和科研管理等各個方面的內容，學校要提高對信息化建設的重視程度，積極利用大數據進行檔案管理，將過去一些分散管理的檔案資料納入到集中管理中來。在此過程中，學校要做好以下幾個方面的內容才能有效的開展檔案管理信息化建設工作：一是要協調好學校自動化辦公系統和檔案管理系統相互獨立的現狀，采取有效的措施進行融合，使檔案的完整性和真實性得到有效的提升，滿足不同的檔案使用功能要求。二是結合高校檔案中資料繁雜的特殊情況，可以應用智能著錄技術實現智能化識別電子檔案、文本、圖片等，抽取相關信息完成著錄，既提高了檔案管理的工作效率，同時還可以使檔案著錄的準確性進一步得到提升。三是對于一些需要通過人工完成的檔案錄入，也可以利用人工智能技術對錄入信息進行監(jiān)測，有效保證信息資料的完整性和準確性，避免檔案資料出現問題。

（二）建立健全標準的高校檔案管理信息化體系

推動高校檔案管理信息化建設的目的是為了最大程度的將檔案資料的規(guī)范性和科學性特點體現出來。在此過程中，高校應嚴格執(zhí)行檔案標準化管理，推動檔案管理現代化發(fā)展。一是為了促進傳統的檔案管理模式與大數據背景下的檔案管理模式充分融合，并有效的發(fā)揮出大數據技術下的檔案管理模式功能，首先就需要把檔案信息資源體系數據進行規(guī)范，重點強調大數據下的檔案管理操作規(guī)范，同時在檔案資源中建立起能夠和其他高校共享的檔案資源。二是要將現代化檔案資料的動態(tài)性特點體現出來，對高校檔案管理流程進行優(yōu)化，制定嚴格的檔案管理工作制度，在各個院系營造良好的檔案管理氛圍。三是健全高校檔案管理安全體系，以高校檔案管理安全防護要求為根據，制定保密管理工作制度，還應采取有效的措施多重保護檔案資料，這也是現階段高校開展檔案信息化建設的重要內容。

（三）積極引進先進的檔案管理信息化基礎設施

基于大數據技術的高校必須要要現代化的軟硬件設施支出。因此高校要結合實際情況，為檔案室購置計算機、掃描儀等必要的硬件設備，同時還要引入圖像處理軟件和數字加工管理系統等，并隨時保持此類軟件系統得到及時更新。此外，在檔案信息安全防護方面也要采取多元化的防護措施，促進檔案管理安全性的提升?？梢酝ㄟ^采用人臉識別和指紋識別系統等方式，提高檔案管理系統的安全性；也可以通過安裝網絡防火墻和殺毒軟件，防止因網絡病毒入侵所導致的檔案信息損壞或丟失問題。

（四）提高高校檔案管理人員的綜合素質

高校在進行檔案管理人員招聘時，應提高對應聘人員的綜合素質要求，不僅要具有良好的道德素質和專業(yè)能力，同時要應掌握一定程度的信息技術應用技巧以及檔案管理相關的法律法規(guī)。為此，對于復合型的檔案管理人才應優(yōu)先進行聘用，這類人才需要能夠對大數據、人工智能等技術熟練運用，快速高效的完成檔案統計、分類、編目等工作內容。其次，檔案工作人員要樹立起終身學習意識，通過加強考核等方式促使其不斷強化自身知識儲備，掌握現代信息技術運用方式。最后，是要針對高校現有的檔案工作人員定期開展相關的培訓功能做，從整體上提升檔案隊伍專業(yè)水平，從而進一步完善高校檔案管理人才結構，增強檔案管理工作實效。

（五）構建并完善檔案信息化安全體系

隨著信息技術的發(fā)展與完善，檔案管理工作越來越便捷，但是安全問題也必須引起高度重視，具體可以從這些方面入手：第一，結合高校檔案信息化管理的特征，制定與實際情況相符合的保密制度；同時，需要針對檔案管理人員開展相關培訓工作，使其能夠有更強的檔案安全防范意識以及安全意識，并制定相關制度，督促檔案管理人員能夠對檔案信息化的安全性加強重視。第二，根據高校檔案信息化管理的安全要求，及時引入最新的管理系統及相關設備。例如人臉識別和指紋識別等，當用戶需要使用檔案資料時，只有通過識別后獲得權限才能進行使用，這樣能夠從源頭上強化檔案信息的安全力度。第三，做好基礎方案，例如，安裝以及更新防火墻以及殺毒軟件，一定程度上能夠有效防范病毒入侵以及黑客的惡意攻擊。第四，制定嚴格的維護以及保養(yǎng)制度，定期維護和保養(yǎng)軟硬件設備；同時，實時掌握各種設備的運行狀態(tài)，有利于及時發(fā)現問題及時進行解決，從而保障整個設備以及系統的安全性。

四、高校檔案信息化管理未來發(fā)展趨勢概述

（一）管理特色化

現階段，用戶的個性化需求越來越高，對于高校檔案信息化管理也提出更大挑戰(zhàn)?；诖耍咝n案信息化管理未來發(fā)展要更具有特色，例如，個性化特色，即：要盡可能滿足用戶的個性化需求，以此為基礎，便能夠打造出高校檔案信息化管理特色；同時，需要結合大數據技術深入分析以及挖掘用戶群體的實際需求，這樣才能更好的明確檔案管理信息化的服務方向，進而提供不同的服務給用戶。

（二）管理精細化

信息化時代背景下，檔案信息的價值日益突出，而信息化管理也需要基于價值而做出改變，其中一個目標便是讓管理更加精細化，具體而言：第一，更加精細、多樣的服務方式。在信息時代背景下，服務渠道呈現多樣化的特點，服務方式也越來越豐富；從用戶角度來看，他們需要查詢、瀏覽、閱讀，這就意味著管理必須要有針對性，以此為基礎實現精細化，讓服務能夠圍繞用戶需求而不斷優(yōu)化。第二，服務要更加高效、精準，這就需要利用大數據、云計算等技術，一方面，分類高效檔案的用戶；另外一方面，需要不斷分析服務過程中存在的問題，并針對問題進行修正，這樣才能讓管理更加精細化，而服務也會更加多元化。

（三）管理聯合化

如今已經是信息共享的時代，高校之間的聯系也比以往更加緊密，為了能夠讓高校之間，或者是各個機構之間的文件傳輸、溝通、交流等方面更加順暢，高校檔案信息化管理還需要朝著管理聯合化方向發(fā)展，這就能夠讓高校檔案部門的聯合性日益增強，而高校之間可以相互學習、共享信息、取長補短，能夠將檔案的價值最大化的出來。

（四）管理市場化

在高校檔案管理工作中應用大數據技術，其目的是為了更好的服務檔案管理和使用，最大程度的發(fā)揮檔案資料的功能與價值?，F階段，隨著高校規(guī)模的擴大，產生的數據信息量日益增多，特別是相關內容更加精細化，其社會價值以及經濟價值也慢慢體現出來?；诖耍磥砀咝n案管理還會朝著市場化發(fā)展，這就能夠讓檔案信息的應用更加廣泛，不僅能夠為高校帶來一定的收益，而且還能夠讓更多學生以及社會人士更加深入了解高校以及各個專業(yè)的信息，為其就業(yè)提供一定的條件。

結語：

總而言之，在大數據時代背景下，使得高校檔案管理工作進入到了一個新的發(fā)展階段，同時也面臨著新的挑戰(zhàn)。為此，高校要積極應對當前檔案管理工作中存在的問題，采取有效的策略盡快實現檔案管理信息化建設，最大程度的利用好高校檔案資料的功能和價值，促進高校檔案管理工作取得更好的發(fā)展。

本文來源：《文化產業(yè)》：http://xwlcp.cn/w/wy/25136.html