信息時(shí)代的電子檔案歸檔優(yōu)化探討

前言：在信息技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，隨著文件資料數(shù)量日益增加，要想在安全可靠的前提下做好文件資料保存管理并不容易。通過運(yùn)用信息化技術(shù)手段開展電子檔案歸檔工作，能夠在提高檔案歸檔工作效率和質(zhì)量的同時(shí)，借助信息加密技術(shù)來保障各類文件資料的完整性、安全性、真實(shí)性，使電子檔案管理更加高效。因此，針對(duì)信息時(shí)代背景下的電子檔案歸檔措施進(jìn)行探究分析十分必要。

1、電子檔案的特征

要想優(yōu)化電子檔案歸檔措施，就必須掌握電子檔案特征。具體來說電子檔案有以下五方面特征：

一是內(nèi)容與載體可分離性。數(shù)字信號(hào)是電子檔案主要存在形式，由于其為電子形式，因而檔案內(nèi)容可與儲(chǔ)存載體實(shí)現(xiàn)分離，可將內(nèi)容轉(zhuǎn)移至另外的載體，或是利用網(wǎng)絡(luò)傳輸給其他接收者，并且電子檔案的呈現(xiàn)形態(tài)較為豐富，可搭配影音圖像等媒體，由多媒體集成的電子檔案更具生動(dòng)性。

二是對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及設(shè)備的依賴性。電子檔案產(chǎn)生于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，因而需要借助計(jì)算機(jī)等設(shè)備對(duì)電子檔案進(jìn)行讀取和傳輸。但與更新升級(jí)速度較快的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)相比，電子檔案的保存管理時(shí)間較長(zhǎng)，可能導(dǎo)致最新的信息化設(shè)備無法讀取幾十年前的電子檔案，因此，在電子檔案歸檔和管理中需要實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，以此確保電子檔案可被實(shí)時(shí)利用。

三是對(duì)元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性。元數(shù)據(jù)決定了電子檔案的屬性，包括電子檔案的軟硬件環(huán)境、文字處理軟件、行文結(jié)構(gòu)等。電子檔案形成時(shí)，其相關(guān)流轉(zhuǎn)過程、歷史信息以及上下文聯(lián)系等內(nèi)容，就是電子檔案的背景信息[1]。因此，元數(shù)據(jù)和背景信息對(duì)于電子檔案來說，是保證其被有效、準(zhǔn)確讀取和傳輸?shù)年P(guān)鍵基礎(chǔ)，若是在電子檔案歸檔和管理中未能注重完善元數(shù)據(jù)或背景信息，則很可能對(duì)電子檔案的歸檔和運(yùn)行產(chǎn)生影響。

四是載體多樣和信息存儲(chǔ)的高密度性。電子檔案載體多樣，如磁盤、U盤、光盤等，此類載體對(duì)于電子檔案歸檔和管理的環(huán)境要求普遍不高。信息存儲(chǔ)的高密度性體現(xiàn)在電子檔案載體的儲(chǔ)存空間方面，如檔案級(jí)光盤容量可達(dá)4.7G,可存儲(chǔ)近28億字符，壓縮后的電子檔案不僅便于歸檔，而且節(jié)約儲(chǔ)存空間。

五是不穩(wěn)定和不安全性。對(duì)于電子檔案來說，在對(duì)其進(jìn)行歸檔、讀取、傳輸、管理等流程中需要多次分離與組合，容易導(dǎo)致電子檔案在移交、傳輸、利用后的形式和內(nèi)容發(fā)生變化，如被非法讀取或抹除，這將大幅降低電子檔案的利用價(jià)值[2]。因此，在電子檔案歸檔工作中需注重其不穩(wěn)定和不安全特點(diǎn)，利用加密信息技術(shù)保障電子檔案的完整安全。

2、電子檔案歸檔的內(nèi)容及方法

2.1電子檔案歸檔內(nèi)容

一般來說，電子檔案歸檔主要有三項(xiàng)內(nèi)容，即歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求[3]。結(jié)合電子檔案管理規(guī)定分析，歸檔范圍主要有電子檔案的元數(shù)據(jù)和各類電子文件，電子文件包括影音圖像及文字符號(hào)等多種呈現(xiàn)形態(tài)；歸檔時(shí)間需要根據(jù)不同單位的具體要求進(jìn)行明確；歸檔要求需保障電子檔案滿足可利用性、真實(shí)性、完整性、可靠性，只有電子檔案具備以上要求時(shí)，才能按照歸檔流程進(jìn)行處理。

2.2電子檔案歸檔方法

根據(jù)電子檔案初始存儲(chǔ)位置，結(jié)合計(jì)算機(jī)運(yùn)行邏輯，可選擇更為合適、便捷的歸檔方法。電子檔案歸檔方法主要有以下三種：第一，物理歸檔。按照電子檔案初始的存儲(chǔ)位置可將劃分為網(wǎng)絡(luò)歸檔、介質(zhì)歸檔兩種。其中網(wǎng)絡(luò)歸檔主要是指電子檔案的主要來源為網(wǎng)絡(luò)，且長(zhǎng)期存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)空間；介質(zhì)歸檔是指電子檔案存儲(chǔ)于有形的載體，如磁盤、U盤等，在對(duì)電子檔案歸檔時(shí)需要將存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行一并歸檔。第二，邏輯歸檔。此類歸檔方法主要根據(jù)電子檔案的具體格式進(jìn)行分類歸檔，即按照電子檔案在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的運(yùn)行邏輯完成歸檔。邏輯歸檔可在電子檔案的初始物理位置進(jìn)行保存管理，有助于提高電子檔案的完整性和保證其真實(shí)性。第三，雙套制歸檔。此歸檔方法為前兩種方法的結(jié)合，即將邏輯歸檔與介質(zhì)歸檔或是網(wǎng)絡(luò)歸檔相結(jié)合，從而形成相應(yīng)的電子檔案再完成歸檔。雙套制歸檔與前兩種方法相比，在保證電子檔案快速傳輸?shù)耐瑫r(shí)，電子檔案內(nèi)容的完整性也能得到保障，因而更具安全性和可靠性優(yōu)勢(shì)。

3、信息時(shí)代下的電子檔案歸檔優(yōu)化措施

3.1樹立電子檔案歸檔信息化思維

信息化思維就是在電子檔案歸檔工作中利用現(xiàn)代信息技術(shù)，分析問題、解決矛盾、提升效率。具體來說，需在電子檔案歸檔工作中運(yùn)用信息技術(shù)建立便捷、高效的檔案資源管理系統(tǒng)，提高電子檔案歸檔工作的目的性和時(shí)效性，使電子檔案歸檔及管理實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化、智能化發(fā)展[4]。為此，電子檔案歸檔工作人員需明確工作目標(biāo)，按照歸檔工作具體要求運(yùn)用信息技術(shù)，如利用大數(shù)據(jù)技術(shù)識(shí)別、分類、歸集不同形式、不同內(nèi)容的電子檔案，即通過信息技術(shù)對(duì)影音圖像或文字符號(hào)等形態(tài)的電子檔案進(jìn)行分類，以此提高工作人員對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔的準(zhǔn)確性和效率。在信息時(shí)代背景下，信息化思維在電子檔案歸檔工作中的運(yùn)用應(yīng)更加豐富、更加系統(tǒng)，比如，在針對(duì)文字類電子檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，應(yīng)利用信息技術(shù)分析此類檔案的被使用頻率，并將數(shù)據(jù)分析結(jié)果以曲線圖的形式呈現(xiàn)，使工作人員能夠?qū)Υ祟愲娮訖n案以利用率作為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，這樣一方面能夠保障電子檔案歸檔效率，降低工作人員識(shí)別分類電子檔案價(jià)值的難度；另一方面能夠便于日后對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢利用，從而大幅提高電子檔案的歸檔與管理成效。

3.2健全電子檔案歸檔管理制度

健全管理制度可使電子檔案歸檔在有制可依、有章可循的良好環(huán)境下高效有序地順利開展。為此，需要結(jié)合電子檔案特征，對(duì)其歸檔工作進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范。首先，針對(duì)電子檔案的內(nèi)容與載體可分離性需對(duì)歸檔方法進(jìn)行明確并以制度化的形式細(xì)化，如明確不同形態(tài)電子檔案的歸檔載體，或是根據(jù)電子檔案內(nèi)容的重要性和價(jià)值來確定用于對(duì)其歸檔的載體，以此便于對(duì)電子檔案進(jìn)行區(qū)分。其次，針對(duì)電子檔案的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及設(shè)備的依賴性與元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性需對(duì)歸檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范，使電子檔案在滿足完整、真實(shí)、可靠的前提下，再根據(jù)電子檔案歸檔及管理相關(guān)規(guī)定有序開展后續(xù)工作。這樣能夠使電子檔案在歸檔及后期使用中可以被順利讀取、傳輸，增強(qiáng)電子檔案的可利用性，同時(shí)可避免歸檔工作因電子檔案自身問題而出現(xiàn)重復(fù)處理，造成人力、物力等資源浪費(fèi)。最后針對(duì)電子檔案的載體多樣和信息存儲(chǔ)的高密度性以及不穩(wěn)定和不安全性對(duì)歸檔工作人員的責(zé)任意識(shí)和工作行為進(jìn)行規(guī)范，使其在對(duì)電子檔案歸檔時(shí)能夠選用符合不同形態(tài)電子檔案的存儲(chǔ)載體，并加強(qiáng)電子檔案歸檔安全管理，確保電子檔案在歸檔環(huán)節(jié)處于完整、安全的管理狀態(tài)[5]。在此過程中，工作人員應(yīng)針對(duì)不同形態(tài)的電子檔案應(yīng)用相應(yīng)的信息化加密技術(shù)，如設(shè)置訪問權(quán)限、應(yīng)用密匙等方式，使電子檔案在歸檔工作的全過程可以被有效保護(hù)，從而為提高電子檔案歸檔與管理成效奠定可靠基礎(chǔ)。

3.3明確電子檔案歸檔流程

第一，明確歸檔范圍。不同企事業(yè)單位對(duì)于電子檔案的歸檔范圍有著不同的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，只有明確電子檔案歸檔范圍才能使工作人員有針對(duì)性、選擇性以及目的性的對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔。在明確歸檔范圍時(shí)，不但要考慮本單位對(duì)于電子檔案的管理要求，也要利用信息化技術(shù)對(duì)電子檔案的價(jià)值進(jìn)行科學(xué)分析，如類似檔案利用率、檔案內(nèi)容重要性等，使被歸檔的電子檔案包含全部的有價(jià)值文件資料。只有這樣才能凸顯出電子檔案歸檔利用信息化技術(shù)的作用和必要性，從而更好地進(jìn)行電子檔案歸檔。第二，做好電子檔案檢測(cè)工作。電子檔案檢測(cè)是對(duì)其進(jìn)行歸檔和管理工作中一個(gè)不可或缺的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，這不僅有利于提高電子檔案歸檔工作效率，還有利于后期對(duì)電子檔案的管理。之所以對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)是為了保證其元數(shù)據(jù)、背景信息、存儲(chǔ)載體的有效可靠和完整安全，只有符合這些條件的電子檔案才能進(jìn)行歸檔，才能體現(xiàn)加強(qiáng)歸檔工作管理的意義。從以上可以看出電子檔案檢測(cè)具有重要作用，因此工作人員應(yīng)重視此項(xiàng)工作，規(guī)范、統(tǒng)一檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)，提高電子檔案歸檔質(zhì)量。第三，制定合理歸檔接口。電子檔案歸檔需制定一個(gè)合理的歸檔接口，可通過信息化技術(shù)與本單位電子檔案歸檔與管理要求對(duì)接口進(jìn)行明確，既要保證歸檔工作能夠順利開展，便于對(duì)各類需被歸檔電子檔案進(jìn)行檢測(cè)，也要保證電子檔案安全性。

3.4提高工作人員運(yùn)用信息技術(shù)水平

電子檔案歸檔工作開展過程中需要注重提高工作人員運(yùn)用信息技術(shù)的水平，促使其轉(zhuǎn)變工作思路，針對(duì)原有電子檔案歸檔工作理念和方法進(jìn)行調(diào)整，避免電子檔案歸檔工作中存在各級(jí)人員溝通不順暢、信息交流存在時(shí)差等問題，以此確保電子檔案可被順利歸檔。為此，應(yīng)加強(qiáng)工作人員信息技術(shù)培訓(xùn)，基于電子檔案歸檔工作需求和管理要求，結(jié)合信息化技術(shù)對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，并通過微信群、QQ群、釘釘、騰訊會(huì)議等媒體平臺(tái)開展交流工作，方便工作人員之間探討業(yè)務(wù)問題，保證電子檔案歸檔培訓(xùn)活動(dòng)的連續(xù)性和暢通性。與此同時(shí)，需要運(yùn)用績(jī)效考核管理的方式對(duì)工作人員在實(shí)際工作中運(yùn)用信息化技術(shù)的質(zhì)量和效率進(jìn)行考評(píng)，使電子檔案歸檔工作人員能夠重視運(yùn)用信息化技術(shù)開展具體工作的重要性和意義，從而更加高效、有序、合理的利用信息化技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)、歸檔以及管理，推動(dòng)電子檔案歸檔工作朝著信息化、數(shù)字化、智能化的方向發(fā)展。需要注意的是，應(yīng)利用考評(píng)結(jié)果對(duì)工作人員的積極性進(jìn)行激發(fā)、調(diào)動(dòng)，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)分析工作人員的整體工作狀態(tài)、工作效率、工作質(zhì)量，再結(jié)合考評(píng)結(jié)果對(duì)其獎(jiǎng)懲晉升進(jìn)行全面考慮，使工作人員在學(xué)習(xí)信息化技術(shù)和運(yùn)用所學(xué)內(nèi)容開展歸檔工作時(shí)能夠更加積極、主動(dòng)，從而為推動(dòng)電子檔案歸檔實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展提供可靠的人力資源支持。

3.5加強(qiáng)信息化加密技術(shù)有效應(yīng)用

在電子檔案歸檔工作中，最關(guān)鍵、最重要的一環(huán)就是保證電子檔案的真實(shí)性、完整性以及安全性，因此在歸檔工作中需加強(qiáng)信息化加密技術(shù)有效應(yīng)用。例如，數(shù)字簽名和時(shí)間戳技術(shù)，此項(xiàng)技術(shù)可針對(duì)電子檔案的來源和內(nèi)容進(jìn)行保護(hù)，是一種保障信息安全較為常用的信息化加密技術(shù)；建立電子檔案元數(shù)據(jù)管理機(jī)制，該環(huán)節(jié)是針對(duì)電子檔案歸檔及管理過程的加密保護(hù)，通過固化電子檔案歸檔及管理過程，形成真實(shí)完整、可靠連續(xù)的加密保護(hù)防線；創(chuàng)建復(fù)合式身份標(biāo)識(shí)，此項(xiàng)加密技術(shù)是多種信息化算法和技術(shù)的深度融合，且加入了憑證庫相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，可有效保證電子檔案的加密屬性。與此同時(shí)，可通過讀取長(zhǎng)期保存管理的電子檔案檢驗(yàn)歸檔工作是否有效，并結(jié)合檢驗(yàn)結(jié)果對(duì)歸檔方法進(jìn)行調(diào)整，確保電子檔案在完成歸檔后處于長(zhǎng)期可讀管理狀態(tài)，避免電子檔案被抹除或是失效。對(duì)此，可通過信息化技術(shù)使電子檔案格式標(biāo)準(zhǔn)化，保護(hù)其元數(shù)據(jù)和背景信息完整、真實(shí)；或是基于封裝包的數(shù)字遷移，此項(xiàng)技術(shù)可使電子檔案穩(wěn)定地應(yīng)對(duì)外界各類影響因素變化而產(chǎn)生的不同影響。因此，在信息時(shí)代背景下，電子檔案歸檔工作應(yīng)注重有效應(yīng)用信息化加密技術(shù)，提高歸檔工作人員安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，使電子檔案在歸檔環(huán)節(jié)處于完整、安全的管理狀態(tài)，從而為后續(xù)的電子檔案讀取、傳輸、移交等提供可靠支持。

結(jié)束語：綜上所述，對(duì)于電子檔案歸檔來說，其作為電子檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)電子檔案的可利用性、真實(shí)性、完整性、可靠性有著不容忽視的重要影響，只有扎實(shí)做好歸檔工作，才能為后續(xù)的電子檔案讀取、傳輸、移交等環(huán)節(jié)打下良好基礎(chǔ)。因此，就電子檔案歸檔來說，應(yīng)從樹立電子檔案歸檔信息化思維、健全電子檔案歸檔管理制度、明確電子檔案歸檔流程、提高工作人員運(yùn)用信息技術(shù)水平、加強(qiáng)信息化加密技術(shù)有效應(yīng)用等方面著手，為高效、有序地順利開展電子檔案歸檔工作提供全方位、多角度的支持與保障，從而促使電子檔案歸檔及管理工作加快實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，并為我國(guó)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

本文來源：《文化產(chǎn)業(yè)》：http://xwlcp.cn/w/wy/25136.html