高校干部人事檔案管理工作現(xiàn)狀分析與研究-檔案論文發(fā)表

摘要：隨著我國經(jīng)濟建設(shè)和檔案事業(yè)的發(fā)展，高校干部人事檔案管理利用工作越發(fā)重要。目前高校干部人事檔案管理工作仍然沿襲傳統(tǒng)方法，已不能滿足檔案工作整體發(fā)展的要求。文章總結(jié)了我國高?，F(xiàn)階段干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，指出并分析了工作中存在的問題，闡述了做好高校干部人事檔案管理工作的基本辦法，為高校干部人事檔案的管理利用工作提供了參考。

前言

干部人事檔案既是國家檔案的重要組成部分,又是黨和國家干部工作的重要組成部分，是國家機構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，是以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄，是一個干部的真實寫照。它記述和反映了其個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)等信息，是組織上使用干部的重要參考依據(jù)。自《檔案法》頒布以來,高校的干部人事檔案工作,在各級黨委的領(lǐng)導下,廣大檔案工作人員積極行動,對檔案進行達標整理,使檔案案卷達到整齊、規(guī)范、實用的水平。

但是,就目前高校干部人事檔案管理工作來看, 干部人事檔案的管理仍然沿襲的是傳統(tǒng)的方法，已不能滿足檔案工作整體發(fā)展的要求，給管理和利用帶來了極為不利的影響。因此干部人事檔案如何能在高校的管理中更好地發(fā)揮其價值和作用，是干部人事檔案管理部門和干部人事檔案工作者認真思考的問題。

一、高校干部人事檔案管理工作現(xiàn)狀

隨著高校人事制度的不斷改革，各高校普遍實行了崗位聘用制，建立了公開招聘、解聘、辭聘等制度，人員流動日益頻繁，隸屬關(guān)系不斷變化，加之人事檔案管理體制本身的缺陷，一些配套管理措施未能及時跟上，這種管理體制已經(jīng)越來越不適應(yīng)形勢發(fā)展要求，其主要問題表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）對干部人事檔案管理工作的重要性認識不夠

長期以來, 一些高校領(lǐng)導對干部人事檔案工作的重要性存在片面的認識,認為它是一項默默無聞的工作,出不了驚天動地的政績,能應(yīng)付辦事就行了。認為高校的硬指標是教學質(zhì)量，即以教學為中心, 干部人事檔案工作只要有機構(gòu)、有辦公場所、有人分管、不出現(xiàn)大的紕漏就可以了,沒有充分認識到干部人事檔案工作在黨的干部人才工作和國家檔案事業(yè)中的地位和作用。對待檔案工作“說起來重要,做起來次要,忙起來不要”，使檔案工作處于維持現(xiàn)狀被動應(yīng)付狀態(tài)。一些檔案管理人員也不具備強烈的檔案使用意識和參與意識,僅僅是“看門守攤”、“充當保管”的腳色。另外檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定、人員素質(zhì)不高、專業(yè)對口少、檔案管理經(jīng)費不到位、規(guī)章制度不健全等等都嚴重影響了干部人事檔案管理的工作水平。

（二）管理意識不強  力量薄弱  水平不高

黨和國家歷來十分重視干部人事檔案管理工作,制定了一系列的方針、政策。在實際中,盡管各高校的領(lǐng)導對干部人事檔案管理工作的重要性有一定的認識,但在具體工作中卻貫徹不夠。認為人事檔案工作不像干部、人事工作那樣重要，表現(xiàn)在：任用一些責任心較差、思想素質(zhì)不夠高、技能低的人員擔任檔案員,并且大部分未經(jīng)培訓就直接上了崗，工作人員調(diào)動頻繁。 還有的管檔人員身兼數(shù)職,疲于應(yīng)付日常事務(wù)，精力不足，直接影響了檔案管理水平,很難完成好干部人事檔案管理的任務(wù),更談不上檔案管理的創(chuàng)新。沒有真正認識到人事檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作,而且還是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作。因重視不夠、隊伍不穩(wěn)、人員素質(zhì)不高, 嚴重制約了干部人事檔案作用的發(fā)揮。

（三）管理不規(guī)范

從目前情況看, 絕大多數(shù)高校對所管理的干部人事檔案材料未能及時補充,只是將干部履歷表、學籍材料、職稱材料、政審材料、黨團建設(shè)材料、工資表、考核表等收歸入檔內(nèi)。大量有價值的反映個人“能、績”等方面的材料,一部分由教務(wù)處或科研處掌握,還有的分散在各個部門或者在個人手中。

現(xiàn)有人事檔案在撰寫材料的內(nèi)容上也不夠規(guī)范,如鑒定、考察材料千人一面,大多是套話,反映不出干部個性、特點及專長;還有的在填寫材料時不真實,年齡越填越小,工齡越填越長,檔案材料出現(xiàn)多個年齡, 致使使用者無所適從，嚴重影響檔案質(zhì)量。使檔案利用價值大打折扣，也給個人的工齡計算、調(diào)資、離退休等方面帶來諸多麻煩和不便。

另外，由于檔案材料用紙不統(tǒng)一，檔案材料制作不規(guī)范，給整理檔案造成許多麻煩。

（四）檔案內(nèi)容空洞  陳舊  信息量不足

完整的干部人事檔案,是全面了解管理干部的重要依據(jù)。由于歷史的原因,現(xiàn)存人事檔案內(nèi)容過于空洞、陳舊,大多只是反映了個人的學歷、經(jīng)歷、工資變動、職稱評聘等,政治類材料多而業(yè)績類材料少,反映過去情況的歷史性材料多而反映現(xiàn)狀的材料少，反映個人專業(yè)學術(shù)研究成果的材料，是否是學科帶頭人、業(yè)務(wù)骨干的材料基本上沒有。反映職工現(xiàn)實的德才表現(xiàn)、政績才能等方面的材料不全，對職工的考核、鑒定、考察等材料，從個人自己寫總結(jié)，到組織給予的鑒定等，基本上是同黨中央保持一致、堅持四項基本原則、工作積極、態(tài)度端正等政治術(shù)語，呈公式化，千篇一律的模式,缺乏定量和定性相結(jié)合的綜合分析，不能全面反映干部的全貌。因此,人事檔案在利用時,只能提供一些膚淺的人才情況,滿足不了培養(yǎng)、選拔、使用人才的實際要求。

二、加強高校干部人事檔案管理工作的幾點建議 

（一）加強領(lǐng)導  增強檔案意識

加強領(lǐng)導是搞好干部人事檔案工作的關(guān)鍵，干部人事檔案工作好壞，關(guān)鍵取決于領(lǐng)導的重視程度。干部人事檔案工作是人才工作的重要組成部分,是組織人事部門選拔使用人才的重要依據(jù)。這項工作開展的好壞，直接關(guān)系到干部工作的質(zhì)量和效率，關(guān)系到黨的干部政策的具體落實。因此各級領(lǐng)導應(yīng)充分認識到人事檔案工作的重要性，并把檔案工作列入議事日程，給予檔案工作各方面的支持。其次，是加強宣傳教育，增強檔案意識。人事檔案意識是人們對人事檔案和人事檔案工作了解的程度和認識水平。要大力開展人事檔案管理工作的宣傳，宣傳什么是人事檔案,人事檔案收集歸檔的范圍,人事檔案的作用,人事檔案與個人的關(guān)系以及如何利用人事檔案, 努力營造人人關(guān)心人事檔案，自覺支持人事檔案管理的良好氛圍， 從而激發(fā)人們關(guān)心人事檔案,主動向人事部門移交人事檔案歸檔材料的積極性,提高教職工的人事檔案意識。人事檔案管理人員，除必須具備忠誠黨的事業(yè)、思想作風正派、辦事公道等良好的職業(yè)道德外，還必須具備一定的政治理論知識、文化歷史知識、現(xiàn)代管理知識、計算機操作技能、人事管理知識和檔案業(yè)務(wù)知識。只有用一流的業(yè)績?nèi)ビ绊懞透姓偃w教職工,喚起廣大教職工尤其是學校領(lǐng)導對檔案工作的理解、重視和支持,才能推動人事檔案工作的良性發(fā)展,才能從根本上提高高校人事檔案意識。

（二）抓隊伍建設(shè)  提高人員素質(zhì)

只有高素質(zhì)的檔案干部隊伍,才會有高質(zhì)量的檔案工作。要培養(yǎng)一支具有干部人事檔案管理專業(yè)知識的專兼職隊伍。人事檔案管理工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性、政策性極強的工作，既涉及國家又涉及個人的切身利益，對檔案管理人員在政治素質(zhì)、專業(yè)文化知識、科學技術(shù)知識方面提出了很高的要求。在選配檔案管理工作人員時, 第一，要注重選拔具有高度的責任心、強烈的事業(yè)心、愛崗敬業(yè)和默默無聞、無私奉獻精神、黨性好、作風正、守紀律、保守機密、具有一定工作能力和文字水平,且熟悉計算機操作技術(shù)的黨員干部從事檔案工作。第二，要經(jīng)常進行業(yè)務(wù)培訓，掌握科學的管理方法和手段，探索人事檔案管理的規(guī)律性和科學性。運用科學的管理方法來指導現(xiàn)行的高校人事檔案工作。第三，各級領(lǐng)導要關(guān)心檔案管理人員的思想、學習和工作,努力解決他們工作生活中的實際困難，充分調(diào)動各部門及兼職檔案員的工作熱情和積極性, 使人事檔案管理邁上一個新的臺階。

（三）健全工作制度   加強科學管理

建立健全各項干部人事檔案管理制度是做好工作的前提和保證，干部人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的規(guī)章制度來制約，就會無章可循、無所適從。因此，應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并堅持執(zhí)行，使其真正落到實處。尤其要建立應(yīng)用計算機管理人事檔案的各項制度，特別是對檔案材料收集歸檔、轉(zhuǎn)遞、查閱、保管制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔，避免出現(xiàn)無頭檔案及死檔棄檔產(chǎn)生，要完善人事檔案整理工作細則，使檔案的整理更加科學全面完整，為干部考察任用提供真實、 準確、實用的個人信息。同時，強化安全保密管理，杜絕泄密、失密、竊密現(xiàn)象。使檔案工作逐步達到規(guī)范化、標準化、制度化和科學化，為高校干部人才隊伍建設(shè)提供更好的服務(wù)。

（四）豐富內(nèi)容  突出重點

高校人事檔案工作除具有一般檔案工作的共同屬性和特點外，還具有自身的個性特點和特殊性。一是管理范圍較廣，形成檔案材料的部門較多；二是建檔對象文化層次較高；三是檔案的利用率較高。為確保檔案材料及時更新和完整齊全，首先，應(yīng)補充新時期形成的材料，例如將人事調(diào)動、養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、公積金等與個人利益密切相關(guān)的材料納入個人檔案之中。其次，應(yīng)以收集客觀材料為主，如教師教學、科研、學術(shù)研究和反映教師思想品德、敬業(yè)精神、業(yè)務(wù)水平、技術(shù)專長、工作能力、成就貢獻等方面的評價材料，即能真正反映個性特征的內(nèi)容材料。

人事檔案收集的渠道不應(yīng)是單一的,而是多方面的。不僅是通過組織、人事部門收集干部管理活動中形成的資料，還要通過學校機關(guān)各相應(yīng)管理部門收集當事人的教學情況、科研成果以及其他業(yè)務(wù)方面的材料，通過這樣的拓寬渠道來收集材料，才能全方位地立體地反映職工的整體面貌。

（五）進一步加強信息化建設(shè)

對高校干部人事檔案管理來說,要把人才檔案信息化,把人事檔案中的現(xiàn)實記錄轉(zhuǎn)化為“活”信息,建立一個豐富強大的數(shù)據(jù)庫,利用計算機技術(shù)對人才隊伍進行統(tǒng)計和定量分析,為組織人事部門提供人才信息,為領(lǐng)導決策提供依據(jù)。目前可從以下三個方面著手考慮：

1、建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)；

2、建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系；

3、建立干部個人電子檔案系統(tǒng)；

通過計算機控制檔案的修改、調(diào)閱等權(quán)限,用人單位(或個人)只要經(jīng)過一定的手續(xù)就能方便、快捷地利用所需人才的檔案信息(涉密及隱私部分除外)。并通過人才信息跟蹤系統(tǒng),在全國甚至更大的范圍內(nèi)實現(xiàn)信息資源共享,提升人事檔案的使用價值。真正實現(xiàn)高校人事檔案的科學化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化。

總之，隨著高校干部人事、教學、科研等項工作的不斷改革與發(fā)展，干部人事檔案的利用率越來越高。只有完整、真實的干部人事檔案才能全面、準確地反映一個干部的德、能、勤、績，才能更好地為組織人事及學校各項工作服務(wù)。因此，高校干部人事檔案工作只有積極探索、大膽實踐,不斷創(chuàng)新，才能把工作推上新的臺階。

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