高校檔案信息化建設(shè)存在的問題及其解決策略

0 引言

近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理方式趨于多元化，各大高校陸續(xù)將信息化手段應(yīng)用于檔案管理實踐中，以提升檔案的信息化建設(shè)水平。目前，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用增多，高校檔案工作的數(shù)字化特征十分明顯，通過引入互聯(lián)網(wǎng)與信息化技術(shù)，傳統(tǒng)高校檔案工作中存在的效率低、管理方式落后等問題得到解決。大量實踐表明，信息化手段在檔案管理中發(fā)揮的作用十分顯著，可提升檔案資源的利用度，并為學(xué)校廣大師生提供更高水平的檔案服務(wù)。此外，檔案信息化模式建成后，各高校也能節(jié)省大量的人力資源和物力成本，使檔案管理流程更為精簡，對加快高校檔案管理的規(guī)范化、智能化進程產(chǎn)生深遠影響。

1 高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1建設(shè)成果

高校檔案信息化指的是將高校的檔案管理和服務(wù)工作進行做數(shù)字化、信息化處理，利用信息技術(shù)手段進行檔案的電子化管理、存儲、檢索和共享，由此提高檔案的管理效率、保護檔案資源、提供便捷服務(wù)。該項工作的基本目標是實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化及智能化，通過數(shù)字化處理，將檔案從傳統(tǒng)的紙質(zhì)格式轉(zhuǎn)化為電子化的數(shù)字檔案，通過網(wǎng)絡(luò)化連接，實現(xiàn)不同地點之間的檔案共享和查詢，通過智能化技術(shù)，提供智能化的檔案管理和及服務(wù)。現(xiàn)階段，我國多數(shù)高校均已將該項工作提上日程，經(jīng)過不斷摸索確定了相對完整的建設(shè)方案，進而并且取得了以下成果：

（1）檔案管理效率提升。高校可以通過檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的電子化和自動化，提高檔案管理工作的效率以及準確性。檔案管理人員通過電子系統(tǒng)進行檔案的錄入、查詢、借閱等操作，不再依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，并能夠快速定位和訪問需要的檔案信息，提高工作效率。

（2）檔案資源共享和利用。檔案信息化建設(shè)使得高?？梢愿玫毓蚕砗屠眉扔袡n案資源，通過建立數(shù)字化檔案庫或檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資源的共享和互聯(lián)互通，確保不同部門、學(xué)院、研究機構(gòu)之間能夠共享檔案信息，為教學(xué)、科研、管理等工作提供支持和參考。

（3）提升服務(wù)質(zhì)量。信息化建設(shè)可以為高校提供更高質(zhì)量的檔案服務(wù),學(xué)生、教職員工等均能夠通過在線系統(tǒng)查詢和申請檔案信息,相應(yīng)的,檔案管理部門也能夠更快速地響應(yīng)用戶需求，提供精準且及時的檔案服務(wù)，提升用戶滿意度。

（4）節(jié)約空間和資源。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要花費大量的存儲空間、人力資源進行保管和維護，信息化建設(shè)可以在電腦、服務(wù)器等設(shè)備上存儲檔案，減少了檔案存儲的成本和占用的面積。

（5）數(shù)據(jù)安全和保護。信息化建設(shè)能夠加強檔案數(shù)據(jù)的安全性和保護性，通過權(quán)限管理和數(shù)據(jù)加密等措施，確保檔案數(shù)據(jù)只能被授權(quán)人員訪問和使用。同時，高校可以建立合適的數(shù)據(jù)備份機制，應(yīng)對數(shù)據(jù)丟失或災(zāi)害損失的情況。

總的來說，高校檔案信息化建設(shè)的成果體現(xiàn)在提升管理效率、資源共享和利用、提升服務(wù)質(zhì)量、節(jié)約空間和資源以及數(shù)據(jù)安全和保護等方面，該項工作不僅提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，也為高校的發(fā)展和學(xué)術(shù)研究提供了重要支持。

1.2現(xiàn)存不足

高校檔案信息化建設(shè)雖然帶來了諸多優(yōu)勢，但也存在一些不足之處，具體包括以下幾點：一是組織機構(gòu)有待完善。高校檔案館的前身多為綜合檔案室，高校檔案管理辦法明確指出，全日制在校生數(shù)量超過一萬的高校需在校內(nèi)單獨設(shè)立檔案館，目前，尚有部分高校未能準確掌握檔案館、圖書館的區(qū)別，片面地將二者畫上等號，將檔案工作交由圖書館負責，由此造成了資源稀缺、自主性差的問題，使信息化建設(shè)陷入止步不前的困境。此外，檔案工作對人具有極強的依賴性，工作人員所展示出的數(shù)據(jù)素養(yǎng)、工作理念均會給檔案的信息化建設(shè)產(chǎn)生影響?，F(xiàn)階段，高校檔案部門人才儲備量不足的問題尚未得到解決，就讀于計算機專業(yè)、檔案學(xué)專業(yè)的人員數(shù)量有限，僅有極少數(shù)人員具備計算機知識，可以應(yīng)對信息技術(shù)給檔案工作帶來的影響。二是檔案數(shù)字化水平低、類型固定且數(shù)據(jù)量小。一方面，高校數(shù)字檔案以經(jīng)過數(shù)字化處理的聲像和紙質(zhì)檔案、數(shù)碼照片及視頻、系統(tǒng)自動采集的電子檔案為主，數(shù)字化率偏低，無法達到建設(shè)數(shù)字檔案室的要求。雖然多數(shù)高校均已完成建立全文數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫的工作，但對數(shù)據(jù)庫的認識較為淺顯，將全文數(shù)據(jù)庫視為“對既有檔案的做數(shù)字化處理，將處理所生成圖像寫入目錄數(shù)據(jù)庫，通過檢索目錄的方式，查找并調(diào)取檔案的數(shù)據(jù)庫”，導(dǎo)致其作用無法得到充分發(fā)揮。另一方面，檔案類型固定且數(shù)據(jù)量小。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，雖然多數(shù)高校均已經(jīng)認識到數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的重要性，但僅有少數(shù)高校實現(xiàn)了在線接收并歸檔電子文件的目標，大部分高校僅能做到在線接收，且接收數(shù)據(jù)信息多與檔案內(nèi)容有關(guān)，環(huán)境、物流數(shù)據(jù)未能得到充分利用。這些不足之處需要高校在推進檔案信息化建設(shè)的過程中認真對待，通過合理規(guī)劃、技術(shù)升級、人員培訓(xùn)等措施逐步加以解決。

2 高校檔案信息化建設(shè)的策略

2.1 建立檔案組織機構(gòu)

高校要想使檔案信息化建設(shè)工作按照計劃有序推進，應(yīng)盡快建立起專業(yè)的檔案組織機構(gòu)，在落實該項工作時，需要考慮以下幾點：第一，設(shè)立檔案管理部門。高校應(yīng)當設(shè)立專門的檔案管理部門或機構(gòu)，負責高校檔案的整理、保存、管理和利用工作。該部門既可以直接隸屬于高校的行政管理機構(gòu)，也可以作為獨立的機構(gòu)加以管理。第二，制定檔案管理規(guī)章制度。高校需要制定檔案管理的規(guī)章制度，明確檔案管理的職責和權(quán)限，確保檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性。規(guī)章制度的內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案的分類體系、文件流轉(zhuǎn)和審批程序、檔案的保管期限和銷毀規(guī)定等方面。第三，組建檔案管理團隊。高?？梢赃x拔專業(yè)人員，組建檔案管理團隊，負責具體的檔案工作。團隊成員應(yīng)包括檔案管理專家、檔案管理員、文書員，需要具備相關(guān)專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理的理論和實踐。第四，建立檔案管理系統(tǒng)。高?？梢砸霗n案管理系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)管理和查詢檔案信息，提高工作的效率和準確性。同時，還可以制定相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定，確保檔案信息的安全性和保密性。第五，做好檔案保管與利用工作。高校需要配備專門的檔案保管設(shè)施，確保檔案材料安全并且完整。此外，還要要注重檔案的利用和服務(wù)，為高校的教學(xué)、科研、管理等工作提供支持。

2.2 豐富電子檔案資源

2.2.1 全面落實數(shù)字化建設(shè)工作

檔案數(shù)字化指的是檔案部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求、用戶需求，對既有檔案資源進行轉(zhuǎn)換，使其成為能夠閱讀、處理以及分析的數(shù)據(jù)資源的工作。落實該項工作需要檔案部門以需求為導(dǎo)向，對既有館藏資源進行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，優(yōu)先加工價值珍貴、利用頻率高和年代較為久遠的檔案，待針對文書、教學(xué)、人事和學(xué)籍檔案所開展數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作告一段落，再對其他檔案加以轉(zhuǎn)型，促使館藏檔案盡快由模擬態(tài)轉(zhuǎn)變成數(shù)字態(tài)+模擬態(tài)。具體策略如下：①制定清晰的數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃。高校需要明確數(shù)字化建設(shè)的目標和步驟，并制定相應(yīng)的時間表和計劃，規(guī)劃內(nèi)容應(yīng)包括建設(shè)階段、項目內(nèi)容、資源投入、人員培訓(xùn)等方面，確保數(shù)字化建設(shè)工作能夠有條不紊地推進。②配置專業(yè)技術(shù)人員和設(shè)備。高校需要配備由檔案管理專家、信息技術(shù)人員組成的專業(yè)技術(shù)團隊，負責數(shù)字化建設(shè)的實施和管理，同時還需要投入必要的設(shè)備和軟件工具，以支持數(shù)字化建設(shè)工作。③參考相關(guān)標準和規(guī)范、高?？梢詤⒖肌稒n案數(shù)字化工作規(guī)范》等國家和行業(yè)的相關(guān)標準和規(guī)范開展工作，由此確保數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量和合規(guī)性。④推行檔案數(shù)字化工作流程。高校需要根據(jù)實際情況建立檔案數(shù)字化的工作流程，考慮工作效率和數(shù)據(jù)安全的因素，明確檔案的掃描、數(shù)字化處理、元數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)存儲與管理等環(huán)節(jié)的順序，并在日后的工作中逐步優(yōu)化或改進。⑤進行檔案數(shù)字化培訓(xùn)。高校應(yīng)組織相關(guān)人員參加檔案數(shù)字化的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括掃描設(shè)備的使用、數(shù)字化處理的方法與技巧、元數(shù)據(jù)錄入的規(guī)范等，通過培訓(xùn)提升工作人員的技術(shù)能力和對數(shù)字化建設(shè)的認知。⑥建設(shè)數(shù)字化檔案存儲平臺。高校需要基于云計算、內(nèi)網(wǎng)等方式建設(shè)適合自身情況的存儲平臺，并在平臺上應(yīng)建立合理的權(quán)限管理機制，嚴格控制檔案數(shù)據(jù)的訪問和操作權(quán)限，保證檔案的安全性和可訪問性。⑦逐步推進檔案數(shù)字化工作。高?？梢苑蛛A段推進檔案數(shù)字化工作，先從重要或最易數(shù)字化的檔案著手，逐步擴大范圍和深度，確保每個階段的成果和經(jīng)驗均可以用于后續(xù)工作的開展。⑧加強監(jiān)督和評估機制。高校應(yīng)建立健全的監(jiān)督和評估機制，對檔案數(shù)字化建設(shè)工作進行監(jiān)督與評估，通過監(jiān)測工作進展和效果，及時調(diào)整或是改進工作策略，確保數(shù)字化建設(shè)工作能夠有效推進。事實證明，通過以上措施能夠幫助高校全面落實檔案數(shù)字化建設(shè)工作，提高檔案管理的效率、準確性和安全性，為高校的教學(xué)、科研和管理提供更好的支持。

2.2.2 通過不同渠道搜集檔案資源

高校可以通過以下渠道搜集檔案資源：（1）學(xué)校內(nèi)部渠道。校史館、教務(wù)處、人事處以及科研機構(gòu)部門可能留存有與學(xué)校歷史、教學(xué)研究、學(xué)科發(fā)展等相關(guān)的檔案資料，高?？梢酝ㄟ^學(xué)校內(nèi)部的各個部門、機構(gòu)和學(xué)院搜集檔案資源。（2）學(xué)校外界渠道。高?？梢耘c其他高校、研究機構(gòu)、檔案館等建立合作關(guān)系，通過簽訂合作協(xié)議、開展聯(lián)合調(diào)研等方式，共享彼此的檔案資源。（3）社會單位合作渠道。高?？梢耘c社會單位達成合作關(guān)系，例如，與當?shù)卣块T、企事業(yè)單位、社會團體等合作，獲取合作伙伴持有的高校發(fā)展歷史、重大事件等方面的檔案資料。（4）學(xué)術(shù)研究機構(gòu)渠道。高校可以與學(xué)術(shù)研究機構(gòu)合作，共同開展檔案資源的搜集和整理工作，例如，與檔案研究所、歷史研究中心等機構(gòu)合作，獲取其在相關(guān)研究領(lǐng)域的檔案資源。除此之外，高校還可以向校友、教職員工、學(xué)生及其家庭等個人捐贈者征集檔案資源。需要注意的是，在搜集檔案資源時，高校不僅要遵循相關(guān)的法律法規(guī)，確保檔案資源的合法性和合規(guī)性，同時也要注重檔案資源的保密和隱私保護工作。

2.3 應(yīng)用檔案信息化技術(shù)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的加持為高校檔案信息化建設(shè)提供了助力，為規(guī)避紙質(zhì)檔案的存儲風(fēng)險，高校應(yīng)用一系列大數(shù)據(jù)技術(shù)完成檔案信息化建設(shè)，以免出現(xiàn)檔案資源信息失真或不可讀取的問題。（1）高校利用大數(shù)據(jù)技術(shù)完善自動辦公系統(tǒng)，為調(diào)取檔案數(shù)據(jù)提供技術(shù)支持，并且在建設(shè)辦公系統(tǒng)時，按照國家規(guī)范和網(wǎng)絡(luò)安全制度，設(shè)置辦公系統(tǒng)權(quán)限，待至確認進入系統(tǒng)人員身份信息后，開通錄入檔案資源權(quán)限，確保檔案信息錄入的精準性。（2）完成檔案信息化平臺的頂層設(shè)計，將自身辦公系統(tǒng)嵌入到檔案信息化系統(tǒng)，以便在校內(nèi)人員檢索文獻、學(xué)術(shù)信息時能夠完成系統(tǒng)的跨越，直接跳轉(zhuǎn)至所對應(yīng)的檔案信息界面，完成信息數(shù)據(jù)的收集和歸納，提升檔案信息檢索效率。（3）架設(shè)信息通道或系統(tǒng)終端，為人員調(diào)取檔案信息資源提供異地調(diào)取和傳輸路徑。

2.4 完善檔案數(shù)據(jù)備份和備案

2.4.1建設(shè)數(shù)據(jù)備份

高校建設(shè)檔案信息系統(tǒng)的目的在于確保檔案數(shù)據(jù)的完整性，即便發(fā)生緊急事故也能夠調(diào)出可恢復(fù)的檔案資源。為此，基于高校對于數(shù)字檔案的要求，（1）按照國家對高校檔案資源儲存相關(guān)規(guī)定，要保證檔案信息至少存儲3份以上，并嚴格依照檔案存儲指標，將數(shù)據(jù)檔案信息一式三份，一存儲為離線檔案資源，二存儲為在線檔案資源，三存儲為具備法律憑證的檔案資源。（2）進行數(shù)字化檔案工作建設(shè)過程中，檔案管理部門要與其他部門進行有效銜接，基于電子檔案線上歸檔類別，利用線上系統(tǒng)完成檔案歸檔，使檔案資源可在線上系統(tǒng)72h的監(jiān)督下，確保檔案儲存的安全性。

2.4.2細微復(fù)制品備份檔案

細微復(fù)制品是存儲數(shù)字檔案資源的重要途徑。根據(jù)檔案法的相關(guān)規(guī)定，高校在完善數(shù)字檔案過程中，要對檔案的細微復(fù)制品以及其他復(fù)制形式的檔案資源進行收藏登記，且在存儲時要具有負責人簽字，以便保證數(shù)字檔案存儲效力。為此，高校在存儲電子檔案時，要將細微復(fù)制品作為檔案信息備案的重要介質(zhì)之一，并派遣專門人員存儲和登記細微復(fù)制品，使細微復(fù)制品成為數(shù)字檔案資源的有效憑證，完成對數(shù)字檔案資源的日常統(tǒng)計和存儲，做好異質(zhì)信息檔案備份。

3 結(jié)束語

新形勢下，高校應(yīng)盡快落實檔案信息化建設(shè)工作，該項工作不僅能夠通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔的方式，實現(xiàn)信息的快速檢索，提高工作效率，節(jié)約時間和人力成本，還可以通過建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫和平臺，實現(xiàn)不同部門、高校之間信息的共享，促進學(xué)術(shù)的合作與創(chuàng)新。當然，該項工作也面臨著諸多的挑戰(zhàn)，例如，檔案可能包含敏感信息，高校要采取加密、權(quán)限管理等安全措施，確保檔案信息不被非法獲取或篡改，再例如，信息化建設(shè)需要投入大量的資金、人力資源，高校要盡快建立完善的信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)，并且培養(yǎng)專業(yè)的技術(shù)人員。鑒于此，未來一段時間內(nèi)，高校應(yīng)與相關(guān)部門攜手，針對檔案的信息化建設(shè)制定長效機制，由此推動自身檔案管理水平的提升。

文章來源：  《文化產(chǎn)業(yè)》   http://xwlcp.cn/w/wy/32640.html