大數(shù)據(jù)視域下高校檔案管理創(chuàng)新策略探究

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的降臨，高校檔案管理工作相應(yīng)地發(fā)生了翻天覆地的變化，高校檔案管理的信息化、數(shù)智化建設(shè)成為高校工作的重點(diǎn)項(xiàng)目之一，對(duì)高校未來的發(fā)展走向有著舉足輕重的作用。將高校檔案進(jìn)行信息化處理，有助于創(chuàng)新檔案管理模式，統(tǒng)籌檔案資源，為高校的重大決策提供翔實(shí)的資料支持，促進(jìn)高校檔案管理制度的建設(shè)與完善，進(jìn)一步提升高校檔案管理人員的工作能力。

一、大數(shù)據(jù)運(yùn)用到高校檔案管理的優(yōu)越性

（一）能夠處理龐大的檔案數(shù)據(jù)

近些年來，高等院校的招生規(guī)模日益擴(kuò)大，招生人數(shù)逐漸增加，然而，日益增長(zhǎng)的學(xué)生檔案數(shù)量與傳統(tǒng)檔案管理模式之間的矛盾越來越突出。即使目前存在部分高校已經(jīng)將電子化檔案手段引進(jìn)到傳統(tǒng)檔案管理工作中，但不得不承認(rèn)，這種單一化的服務(wù)器架構(gòu)并不適用于高校檔案管理工作，不能從根本上解決高校檔案管理的問題。在信息化時(shí)代背景下，將先進(jìn)的大數(shù)據(jù)分析技術(shù)運(yùn)用到高校檔案管理工作中，無疑是明智之舉。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠在短時(shí)間內(nèi)快速處理龐大的數(shù)據(jù)信息資源，不僅能夠解決高校檔案數(shù)量上的問題，也能夠通過數(shù)據(jù)分析，將各種各樣的檔案資料進(jìn)行分類整理，形成獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫資源，為檔案資源的調(diào)取和使用提供了極大的便利。

（二）能夠快速處理檔案數(shù)據(jù)資料

伴隨著高等院校的發(fā)展壯大，檔案數(shù)據(jù)資料愈發(fā)龐大，與此同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)資料的利用也越來越頻繁，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯示比較乏力，大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理上的優(yōu)越性就更加明顯。充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)超強(qiáng)的資料處理能力優(yōu)勢(shì)，能夠大幅度提升檔案管理工作的成效與質(zhì)量。并且，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)具有前瞻性，將其應(yīng)用到高校檔案管理工作中，能夠建立起立體化的檔案信息數(shù)據(jù)庫，在檔案資料與資料使用者之間實(shí)現(xiàn)雙向互通，更好地滿足不同資料使用者的個(gè)性化需求。

（三）能夠處理多樣化的檔案資料

我國(guó)高等院校的設(shè)置的專業(yè)類別和課程內(nèi)容十分廣泛，加之社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，與此相對(duì)應(yīng)的高校檔案類型和內(nèi)容具有復(fù)雜性和多樣性。目前，高校的檔案類型多種多樣。從內(nèi)容的角度看，包括但不限于學(xué)生信息、科學(xué)研究、黨政建設(shè)、行政管理、院校發(fā)展史等。從形式的角度看，涵蓋了文字描述類、圖片展示類、音視頻記錄類等多元化的表現(xiàn)手法。因此，運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理手段，在如此龐大且復(fù)雜的資源庫，精準(zhǔn)定位目標(biāo)檔案信息是費(fèi)時(shí)費(fèi)力的。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用就顯得尤為重要，憑借其強(qiáng)大的高效甄別功能，能夠快速讀取目標(biāo)檔案信息，得心應(yīng)手地應(yīng)對(duì)了這一難題。

（四）能夠強(qiáng)化檔案資料的互通性與完整性

從目前的情況來看，高校檔案信息的有效互通存在一定的局限性，進(jìn)而造成無法深入探究檔案信息的實(shí)用意義和潛在功能。為適應(yīng)新時(shí)代的變革，推動(dòng)高等院校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的、科學(xué)的發(fā)展目標(biāo)，確保院?；顒?dòng)能夠與時(shí)俱進(jìn)，高校開始將目光聚焦在高校檔案的有效利用上，采用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)手段，增強(qiáng)檔案資料之間的互通性和完整性。由此可見，將大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用到高校檔案管理工作中，以大數(shù)據(jù)技術(shù)強(qiáng)大的分析解讀功能為依托，能夠根據(jù)檔案資料使用者的需求，分門別類的予以展示，同時(shí)，將存在互通關(guān)系的資料進(jìn)行整合，以更加完整、準(zhǔn)確、清晰的方式體現(xiàn)檔案信息。

二、高校檔案管理數(shù)據(jù)化的重要意義

（一）有利于使檔案存儲(chǔ)的環(huán)境更加科學(xué)

高校檔案管理數(shù)據(jù)化的本質(zhì)，就是在保證檔案資料原有真實(shí)性的前提條件下，通過將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，對(duì)原始的紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息技術(shù)處理的過程。檔案管理信息系統(tǒng)的建立需要有軟硬件的支撐，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)設(shè)虛擬網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，將原始紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的文化，通過大數(shù)據(jù)運(yùn)算與分析，開發(fā)出兼具形式和內(nèi)容優(yōu)勢(shì)的信息化高校檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而一步步建立起個(gè)性化檔案資源數(shù)據(jù)庫。采用數(shù)據(jù)化的檔案管理方式，確實(shí)解決了原始紙質(zhì)檔案體積較大、容易陳舊的疑難雜癥，而且在檔案資料的查詢、檢索、搜集以及利用等諸多方面，更加具有靈活性和便捷性。

（二）有利于促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提高

在現(xiàn)代化檔案管理理念的沖擊下，高校檔案管理模式煥然一新，檔案管理模式的轉(zhuǎn)型是大勢(shì)所趨，信息化檔案管理模式有著傳統(tǒng)檔案管理模式無法企及的優(yōu)勢(shì)。一方面，信息化檔案管理模式具有及時(shí)性，能夠快速為高校發(fā)展方向與校領(lǐng)導(dǎo)決策提供檔案資料作為參考，為教師的科研活動(dòng)和行政管理工作提供便利，一定程度上提升了高校檔案管理的效用與價(jià)值。另一方面，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案的數(shù)據(jù)化管理模式，使檔案資料使用者不再受到時(shí)空條件限制，只要有網(wǎng)絡(luò)，就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資料的線上查詢與使用。除此之外，可以在檔案管理系統(tǒng)與高校其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間建立接口聯(lián)通，工作人員便能夠根據(jù)文件類型和內(nèi)容及時(shí)上傳存檔，既高效又安全，并大大減少了檔案管理工作人員的工作量，提升了高校檔案管理工作，乃至全校的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，優(yōu)化檔案管理服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義。

（三）有利于形成檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化體系

將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理工作，打造檔案信息化管理模式，對(duì)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系具有積極意義。主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是高校的管理層領(lǐng)導(dǎo)要針對(duì)檔案管理部門，制定與其業(yè)務(wù)相適宜的工作標(biāo)準(zhǔn)和管理制度，制定中長(zhǎng)期和階段性發(fā)展目標(biāo)，加強(qiáng)對(duì)該部門管理工作的引導(dǎo)與督促。二是引導(dǎo)檔案管理人員樹立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化理念，摒棄不良的檔案管理意識(shí)，建立權(quán)責(zé)清晰的高校檔案管理制度。三是在高校檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)化工作規(guī)范的約束下，構(gòu)建檔案管理績(jī)效考核制度，明確工作人員考核標(biāo)準(zhǔn)，在自我管理與制度約束的雙重框架下，逐步提升檔案管理工作的能力。需要注意的是，要清晰界定檔案管理部門與其他部門的責(zé)任邊界，確保檔案的上傳與存儲(chǔ)符合流程規(guī)范，避免出現(xiàn)檔案信息資料冗余或不足現(xiàn)象出現(xiàn)，并且要確保檔案資料的安全性。

三、高校檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）強(qiáng)化大數(shù)據(jù)意識(shí)，采用先進(jìn)的檔案管理工作模式

高校在將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中時(shí)，首先，應(yīng)增強(qiáng)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用意識(shí)，采用多樣化宣傳方式，提升大數(shù)據(jù)在高校檔案管理中的認(rèn)知度，貫徹現(xiàn)代化檔案管理理念，促使高校檔案管理工作步入良性循環(huán)的發(fā)展道路。在新的時(shí)代背景下，檔案管理工作的內(nèi)涵和外延也在不斷豐富，不再是傳統(tǒng)的、獨(dú)立的事務(wù)性工作，而是要轉(zhuǎn)變思維方式，將檔案管理工作作為高校建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容。將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)、AI以及VR等前沿技術(shù)手段引進(jìn)到檔案管理系統(tǒng)中來，轉(zhuǎn)變檔案管理職能，在查詢、搜集等簡(jiǎn)單操作的基礎(chǔ)上，開發(fā)更多符合實(shí)踐發(fā)展需求的功能，發(fā)揮新技術(shù)在分析、整合、預(yù)測(cè)等方面絕對(duì)優(yōu)勢(shì)，使高校的檔案管理工作走向新的發(fā)展階段，真正實(shí)現(xiàn)檔案的管理意義。其次，在增強(qiáng)檔案管理人員應(yīng)用意識(shí)的同時(shí)，重視檔案管理人員工作理念的樹立，同樣是至關(guān)重要的，只有檔案管理人員發(fā)自內(nèi)心地認(rèn)識(shí)到檔案管理與高校發(fā)展之間的密切聯(lián)系，意識(shí)到高校檔案管理工作在高校發(fā)展中的重要地位，才能從根本上優(yōu)化工作方式和流程，提升檔案管理水平。再次，高校管理層領(lǐng)導(dǎo)需重新明確檔案管理人員的崗位職責(zé)，將檔案管理與大數(shù)據(jù)思維、大數(shù)據(jù)技術(shù)融會(huì)貫通，切實(shí)發(fā)揮檔案管理的資源優(yōu)勢(shì)，為高校的蓬勃發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

（二）打磨高校檔案精細(xì)化管理流程，重視挖掘檔案的潛在價(jià)值

有效的高校檔案管理，除了需要具備先進(jìn)的技術(shù)支撐，還要具有精細(xì)化的管理機(jī)制，二者共同構(gòu)成了現(xiàn)代化檔案管理的前提。高校可以從以下方面入手：一是建立健全檔案管理制度，制定檔案管理工作規(guī)范與細(xì)則。二是嚴(yán)格確定檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)化，保證存檔資料的真實(shí)性、完整性、可靠性及準(zhǔn)確性。三是通過人才引進(jìn)和內(nèi)部培養(yǎng)兩個(gè)方向，組建強(qiáng)有力的檔案管理隊(duì)伍。四是激發(fā)檔案管理工作人員的責(zé)任感與使命感，培育檔案管理部門文化。五是在整體工作中，在目標(biāo)管理、流程管理等方面給予充分的重視，加強(qiáng)對(duì)工作執(zhí)行過程中細(xì)節(jié)的指導(dǎo)與監(jiān)督。除此之外，要善于運(yùn)用大數(shù)據(jù)等前沿技術(shù)手段，化繁為簡(jiǎn)，提升高校檔案管理的整體效率與質(zhì)量，依托強(qiáng)大的信息技術(shù)手段，創(chuàng)新檔案管理方式。

深度剖析高校檔案的潛在價(jià)值是檔案管理的任務(wù)之一。第一，高?？梢砸揽看髷?shù)據(jù)平臺(tái)建立多樣化檔案內(nèi)容之間的互聯(lián)互通機(jī)制，方便檔案信息的檢索。第二，高校應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)構(gòu)建利用機(jī)制，針對(duì)高校發(fā)展史、院校建設(shè)等內(nèi)容進(jìn)行充分整合，尤其是對(duì)關(guān)鍵檔案信息的深度開發(fā)。第三，高校檔案潛在價(jià)值的挖掘與關(guān)鍵信息的組合優(yōu)化密不可分，只有在關(guān)鍵信息與檔案文本之間建立強(qiáng)聯(lián)系，才能達(dá)成跨類別文本間的聚合，從而從中提取核心數(shù)據(jù)資料。

（三）增強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)與開發(fā)，建設(shè)高質(zhì)量團(tuán)隊(duì)

高校檔案主要來源于本校各個(gè)部門，要想使檔案資料得到充分開發(fā)與利用，既需要大數(shù)據(jù)技術(shù)的大力支持，更需要檔案管理專業(yè)人員的配合，這樣才能推動(dòng)高校檔案管理信息化建設(shè)向前邁進(jìn)一大步。首先，高校應(yīng)快速組建高素質(zhì)的專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)，既可以是外部引進(jìn)，也可以是內(nèi)部培養(yǎng)，或者二者結(jié)合起來，需要特別注意的是，此時(shí)對(duì)檔案管理人員的任職要求是復(fù)合型的，不僅要具備檔案管理專業(yè)知識(shí)與技能，還要對(duì)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等先進(jìn)技術(shù)的實(shí)操運(yùn)用有一定的認(rèn)識(shí)，確保檔案管理人員對(duì)基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)能夠有效利用。其次，高校對(duì)已經(jīng)建立起來的檔案管理隊(duì)伍要定期進(jìn)行培訓(xùn)再教育，促使檔案管理人員在實(shí)際工作中始終保持大數(shù)據(jù)思維模式，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用能力，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，把對(duì)檔案資料的深度開發(fā)與整合擺到重要位置。為使檔案管理人員保持工作熱情和敬畏之心，高校可以有效利用績(jī)效考核制度，充分發(fā)揮績(jī)效的激勵(lì)作用，促使檔案管理人員提升自驅(qū)力，適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作，從而提升高校檔案管理專業(yè)化水平。

（四）強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)，重視檔案數(shù)據(jù)的安全管理

為保證高校檔案的有效性和可靠性，數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)是舉足輕重的。高校應(yīng)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)安全管理框架，制定數(shù)據(jù)安全處理規(guī)范，明晰工作人員的職責(zé)與權(quán)限，從上至下全面監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)安全。組建數(shù)據(jù)安全監(jiān)管隊(duì)伍，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全性檢驗(yàn)、控制和解決負(fù)責(zé)。利用檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)報(bào)警等級(jí)機(jī)制，盡最大的努力將潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)因子扼殺在萌芽中。同時(shí)，高校應(yīng)根據(jù)檔案資料的重要性程度，將檔案資料進(jìn)行分類，不同類型的檔案資料采用不同的安全管理機(jī)制和措施。對(duì)于特定檔案資料，可以設(shè)置數(shù)據(jù)訪問控制，也就是只有具有檔案管理人員授權(quán)的人員才具有訪問特定檔案的權(quán)利。除此以外，高校需要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)，建立并完善病毒入侵系統(tǒng)和穩(wěn)定的防火墻，在日常管理系統(tǒng)運(yùn)行期間，也要加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)，不斷提升系統(tǒng)的穩(wěn)定性和防御能力。

（五）制定戰(zhàn)略性信息化建設(shè)總章程，保障檔案管理全面、可持續(xù)發(fā)展 

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案管理應(yīng)納入高校的戰(zhàn)略性發(fā)展規(guī)劃范疇，制定具有前瞻性的建設(shè)方案。這一方案對(duì)高校檔案管理具有指導(dǎo)性作用，能夠高效、有序地推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)度，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展。第一，高校應(yīng)當(dāng)明確檔案管理全面信息化建設(shè)的根本目標(biāo)。目標(biāo)的確定既是檔案管理發(fā)展的起點(diǎn)，也是檔案管理發(fā)展的終點(diǎn)，有針對(duì)性地開發(fā)檔案管理信息化系統(tǒng)、加大精細(xì)化管理力度、完善檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)等，都始終是圍繞檔案管理的發(fā)展展開的，這是檔案管理的直接目標(biāo)。直接目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)是為了根本目標(biāo)的達(dá)成，加速高校檔案管理信息化轉(zhuǎn)型，借力檔案管理的潛在價(jià)值，最終促進(jìn)高校整體規(guī)劃的落地。第二，檔案管理建設(shè)總體規(guī)劃的擬定，要充分考慮院校當(dāng)下的信息化水平和發(fā)展?fàn)顩r。要在高校總體發(fā)展戰(zhàn)略的指引下，構(gòu)建檔案管理信息化轉(zhuǎn)型策略，保證檔案管理規(guī)劃在科研、管理等方面與高校目標(biāo)保持一致性。第三，檔案管理信息化建設(shè)要在總章程的指導(dǎo)下，逐步推進(jìn)，分步實(shí)施。確保每一發(fā)展階段的目標(biāo)具有可實(shí)現(xiàn)性，夯實(shí)基礎(chǔ)，切勿好高騖遠(yuǎn)。第四，信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新興信息技術(shù)的應(yīng)用要抓住時(shí)代脈搏，緊隨技術(shù)趨勢(shì)，重視技術(shù)手段的創(chuàng)新型和前沿性，提升檔案管理智能化層次。

結(jié)語：

  總而言之，高校檔案管理工作要適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，借助大數(shù)據(jù)得天獨(dú)厚的優(yōu)越性，重新樹立起現(xiàn)代化的檔案管理理念，形成科學(xué)、有序、聯(lián)動(dòng)的檔案管理體系。以建立高校檔案管理智慧共享平臺(tái)為突破口，以檔案信息化管理為驅(qū)動(dòng)，不斷進(jìn)行數(shù)據(jù)資源整合與優(yōu)化，引進(jìn)和培養(yǎng)高素質(zhì)的高校檔案管理人員，夯實(shí)檔案管理的基礎(chǔ)性工作，同時(shí)，聚焦管理工作體系的頂層設(shè)計(jì)，推動(dòng)高校檔案管理工作的數(shù)據(jù)化、智能化發(fā)展，真正發(fā)揮高校檔案管理工作的實(shí)效性，突出檔案管理的意義。最終，為高等院校的發(fā)展與創(chuàng)新提供源源不斷的動(dòng)力支持。

文章來源：  《文化產(chǎn)業(yè)》   http://xwlcp.cn/w/wy/32640.html