當前人事檔案的數(shù)字化管理存在的問題及解決辦法

引言：隨著社會經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的不斷調(diào)整，社會越來越關(guān)注人的綜合發(fā)展，而不是只單看人的知識儲備和學歷，所以很多企業(yè)在選用員工的時候都要調(diào)看個人的人事檔案，人事檔案對于個人的學習和發(fā)展具有重要的影響，是個人的成長經(jīng)歷外向化的表現(xiàn)，個人在享受社保等國家服務的時候也要用到人事檔案，基于這樣的發(fā)展背景，我國的人事檔案管理也由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化，在各項管理中都體現(xiàn)著現(xiàn)代化和人性化，但是由于管理意識不到位、制度不完善以及人員的素質(zhì)有待加強等，我國的人事檔案管理數(shù)字化管理仍存在一些不足，這都需要相關(guān)人員去優(yōu)化解決。
一、人事檔案的特點
（一）流動性
人事檔案就像是具體化的身份證，它是隨著個人的流動而流動的，不同于其它的檔案，人事檔案會隨著個人的崗位變動而發(fā)生變動，而且會隨著個人的閱歷增加而逐漸豐富。
（二）現(xiàn)實性
人事檔案具有較強的客觀性，它記錄了個人的學歷、工作情況以及道德和法律素養(yǎng)，是個人品質(zhì)的實際記錄，所以具有較強的現(xiàn)實性[1]。
（三）保密性
人事檔案管理所涉及的內(nèi)容比較全面，不僅包括自己的基本信息、政治面貌，還包括其家人的信息和社會關(guān)系，此外還包括其職場經(jīng)歷和職業(yè)評價，具有極強的保密性，法律規(guī)定，任何人不得隨意查看個人的人事檔案，只有通過正常的法規(guī)程序方可查看。
（四）全面性
人事檔案的全面性是最顯著的特征，人事檔案涵蓋了個人生活的整個階段，無論在學校還是任職期間，亦或者是參加各種政治活動期間，在人事檔案中都會找到這些事跡的信息，此外還包括個人受到的表彰和處分，還包括個人的家庭結(jié)構(gòu)，具有很強的全面性。
（五）真實性
人事檔案的社會作用要求其必須具備真實性，只有保持真實性才具有可參考的價值，也正是因為人事檔案的真實性，學校和企業(yè)才如此重視人事檔案資料的查看和記錄。
二、人事檔案數(shù)字化管理的特點及作用
（一）人事檔案數(shù)字化管理的特點
查閱的靈活性
人事檔案數(shù)字化管理在查閱起來具有很強的靈活性，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔在查閱的時候不僅受時間的限制，還受空間的限制，管理人員翻箱倒柜可能還無法準確找出，除此之外紙質(zhì)檔還容易受潮、受損。而數(shù)字化管理則有效彌補了這些缺點，打破了時間和空間上的限制，管理人員利用現(xiàn)代設備對人事檔案進行掃描并分類，查閱的時候只要輕敲鍵盤就能輕松找出，具有很強的便捷性。
持久保護性
人事檔案的真實性和全面性決定了它具有法律保護性，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔在查閱的時候會不停地翻閱，對人事檔案會造成不同程度的磨損，遇到火災更是會帶來更大的損失。而人事檔案的數(shù)字化管理則避免了查閱時對檔案的損毀，不僅方便快捷，還十分安全，可以加密，也可以異地備份。
管理的安全性
人事檔案的數(shù)字化管理具有很強的安全性，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔很容易受不法人士的修改和銷毀，而數(shù)字化管理的運用則可以有效避免這一狀況，不僅是檔案管理人員，任何人調(diào)看和更改人事檔案信息都會在日志上留下查看和更改日期，這樣也就有效避免了人事檔案被非法改動或銷毀的現(xiàn)象。
（二）人事檔案數(shù)字化管理的作用
降低管理成本
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理方面不僅要耗費大量的勞動力，隨著人事檔案數(shù)量的增加，還要占據(jù)一定的空間，這些建設都需要很多的資金做支持，而數(shù)字化管理則省去了空間上的限制，只需要簡單的設備和足夠的存儲空間就行，而且所需要的管理人員也不需要太多，管理起來也比較便捷，有效地降低了管理成本。
提高工作效率
人事檔案的數(shù)字化管理可以有效提高工作效率，無論是在記錄方面還是查閱方面，亦或者是管理方面，都能有效地節(jié)約時間成本，不僅可以有效提高工作效率，還能有效提升人事檔案資源的利用率。
利于保護檔案原件
這和其管理的安全性是分不開的，人事檔案的數(shù)字化管理由于其技術(shù)作為支撐，所以對原有文件具有很好的保護性，避免出現(xiàn)有意無意損壞的現(xiàn)象。
三、當前人事檔案的數(shù)字化管理存在的問題
實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理不是一蹴而就的，它需要經(jīng)歷一個漫長的發(fā)展時期才能逐漸實現(xiàn)，不僅需要有設備的支持，還需要管理人員有完善的管理意識和素養(yǎng)[2]?？v觀我國目前的人事檔案數(shù)字化管理，主要存在以下幾點問題：
（一）硬件措施不完善
想要實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理，首先需要有完善的設備作為支撐，但是由于我國幅員遼闊，很多偏遠地區(qū)缺少經(jīng)濟基礎，或者是缺乏數(shù)字化管理意識，所以缺乏對有關(guān)設備的投入，不僅要具備掃描設備、計算機，還要有完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫，硬件設備的缺乏在一定程度上阻礙了人事檔案數(shù)字化的實現(xiàn)。
（二）管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)
人事檔案的數(shù)字化管理不僅要具備完善的硬件設備，還要具備有素養(yǎng)的管理人員，但部分管理人員卻缺乏相應的職業(yè)素養(yǎng)和道德素養(yǎng)。不僅沒有掌握專業(yè)的檔案管理技能，還沒有工作責任心，在工作中經(jīng)常會出現(xiàn)懶散的工作態(tài)度。
（三）人事檔案的利用率較低
這主要來源于兩方面的原因，首先是部分社會人士沒有養(yǎng)成良好的檔案利用意識，很多高校畢業(yè)生在畢業(yè)以后對自己的學籍檔案不管不顧，很多企業(yè)也只聽應聘者的一面之詞；其次，由于我國人事檔案的數(shù)字化管理開始時間不長，所以很多功能還沒有被開發(fā)出來，進而導致檔案資源的互通和利用率也比較低。
四、優(yōu)化人事檔案的數(shù)字化管理的對策
（一）加強軟硬件設備的完善
相關(guān)管理部門要加強對一些偏遠地區(qū)的經(jīng)濟扶持，不僅要完善其硬件設施，還要加強相關(guān)軟件的開發(fā)，可以相應增加人事檔案管理部門，要建設一整套的硬件和軟件設施基礎，同時還要根據(jù)當?shù)氐男枨蠛托聲r代的特色建立相應的人事檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息還要做好保密和備份工作，進而在根源上保證人事檔案數(shù)字化管理的有效實現(xiàn)。
（二）提升人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)
人事檔案數(shù)字化管理的有效實現(xiàn)還需要不斷提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，首先要提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，使其要具備數(shù)字化管理的技能，其次要提升管理人員的道德素養(yǎng)，端正其管理時的工作態(tài)度，樹立為人民服務的心態(tài)。
人事檔案管理部門要加強對管理人員的培訓，不僅要加強其專業(yè)技能上的培訓，更要加強其理論知識上的培訓，從而不斷培養(yǎng)出更多復合型的人才[3]。對于工作中出現(xiàn)的問題可以進行記錄并總結(jié)，進而加強培訓的針對性，另外人事檔案管理人員還需要不斷學習新技能，以不斷提升工作效率。
（三）完善人事檔案數(shù)字化流程
科學的人事檔案數(shù)字化流程可以促進人事檔案數(shù)字化管理的長久發(fā)展，所以應該對人事檔案的數(shù)字化管理流程進行規(guī)范和完善，主要可以遵循以下幾條流程：
查漏補缺。人事檔案管理工作首先應該保證人事檔案資料的完整性，對于一些圖片或者文件也要做好記錄，并做到事無巨細，對已經(jīng)掃描好的文件要及時進行篩查，發(fā)現(xiàn)不完整或者缺少的檔案要及時進行整補。
編碼排序。針對于已經(jīng)篩查過的人事檔案要進行科學分類，并要進行編碼，以方便后期的管理和查閱，要注意編碼的連續(xù)性。
建立目錄?？茖W建立目錄可以使管理工作變得更加高效，也更方便后期的檔案查閱，可以根據(jù)上一步的分類進行目錄編排，需要注意的是，目錄的內(nèi)容和頁碼要與正文的內(nèi)容和頁碼對應。
錄入電腦。對于已經(jīng)整理好的人事檔案資料要進行掃描入庫，掃描的時候需要格外注意圖片的完整性，掃描時要和文件分開進行掃描，但歸檔時要記錄在同一個文檔里。
（四）加強數(shù)字化人事檔案管理技術(shù)
首先檔案管理人員在使用數(shù)字化管理的時候不要拋棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔，以防數(shù)字檔丟失而造成的麻煩，可以采取紙質(zhì)檔和數(shù)字檔并存，以提升管理的安全性；其次檔案管理人員應該不斷加強自身的學習，還要不斷學習并引進新的管理技術(shù)，不斷提升檔案管理的科學性和質(zhì)量。
總結(jié)：隨著新時代的發(fā)展，人事檔案的管理也由原來的紙質(zhì)檔逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔，這很大程度上彌補了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔的不足，不僅可以有效節(jié)約經(jīng)濟成本，還能有效提升管理效率，這也相應提升了人事檔案資源的利用率；人事檔案管理人員應該不斷提升自身管理的水平，加強自己的業(yè)務能力，進而使人事檔案的數(shù)字化管理朝著更長久的方向發(fā)展。

本文來源：《魅力中國》：http://xwlcp.cn/w/wy/25805.html