試論檔案管理存在的問題及對策

    檔案管理作為一項(xiàng)集政策性、機(jī)密性和專業(yè)性為一體的工作，對整個社會而言，不僅具有當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)意義，而且具有長遠(yuǎn)的歷史意義。尤其，隨著網(wǎng)絡(luò)信息時代的到來，檔案管理工作逐步向?qū)I(yè)化、系統(tǒng)化和數(shù)據(jù)化的方向發(fā)展，這就為當(dāng)前檔案管理工作提出了更高的要求。但是，縱觀我國檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀，由于受制度、設(shè)備、人員等多方面因素的影響，仍存在一些問題，對檔案管理工作的順利進(jìn)行造成了極其不利的影響。因此，鑒于檔案管理工作的重要性和必要性，本文筆者將結(jié)合自己的工作實(shí)踐，就檔案管理存在的問題進(jìn)行探討，并針對問題提出了自己的幾點(diǎn)見解和對策，以供商榷。

一、檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不健全

    檔案管理作為一項(xiàng)包括檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計、編研和利用等多個環(huán)節(jié)的系列性業(yè)務(wù)活動，其開展需要健全的制度作保障。但是，長期以來，由于受檔案管理工作不被重視以及檔案管理工作者對檔案管理工作認(rèn)識不到位等因素的影響，致使很多檔案在收集、保管、保護(hù)、借閱以及保密等方面沒有建立健全的檔案管理制度，或建立了制度卻不能在實(shí)踐工作中得以落實(shí)，導(dǎo)致制度流于形式化，從而出現(xiàn)檔案管理人員不及時整理相關(guān)檔案資料、不辦理嚴(yán)格的借閱手續(xù)等不良現(xiàn)象，致使檔案資料的丟失，嚴(yán)重?fù)p害檔案資料的利用價值。

（二）檔案管理設(shè)備不齊全

    近年來，隨著計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中的普遍應(yīng)用，促使管理方法和方式發(fā)生了很大的改變，但是現(xiàn)代化設(shè)備在檔案管理工作中的應(yīng)用程度仍比較低。一些檔案管理部門沒有配置足夠的檔案管理設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理工作仍采用傳統(tǒng)的管理方法和方式，比如：手工收集、手工檢索等，使檔案在管理過程中出現(xiàn)信息量小、耗費(fèi)時間長、檢索效率低、檔案利用率不高等不良現(xiàn)象，使檔案管理工作不能適應(yīng)社會的發(fā)展形勢。

（三）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

    在網(wǎng)絡(luò)信息時代，檔案管理工作要求檔案管理人員不僅應(yīng)有過硬的專業(yè)知識，而且要具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能。但是，由于受重視程度不夠、資金投入不足等因素的影響，我國檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊。部分檔案管理部門人員老化現(xiàn)象嚴(yán)重，導(dǎo)致部分檔案管理人員在工作中不思進(jìn)取，不能緊跟時代潮流學(xué)習(xí)新知識、新方法、新技能，在工作中仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，甚至不能熟練運(yùn)用計算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理工作的效率大為降低。

二、解決檔案管理存在問題的對策

（一）建立健全檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

    俗話說：“無規(guī)矩不成方圓”，檔案管理工作要想有序、高效的開展就必須建立健全檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。一般而言，建立健全的檔案管理制度應(yīng)從如下兩個方面做起：第一，在檔案管理制度建設(shè)過程中要充分考慮本檔案部門的實(shí)際情況，以規(guī)范檔案管理人員行為為目的，使制度簡明實(shí)用，具有可實(shí)行性，從而使制度能夠在實(shí)踐工作中得以落實(shí)，避免流于形式化。第二，制度建設(shè)要建立在公平、合理的基礎(chǔ)上，使制度的約束作用不僅適用于檔案管理工作者，同樣適用于檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)，不搞特權(quán)主義，保障制度建設(shè)的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，從而提高制度的約束力，使檔案管理過程真正做到有章可循，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

（二）配置現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，提升檔案管理水平

    必要的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備是做好檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，隨著網(wǎng)絡(luò)信息時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)不能再適應(yīng)現(xiàn)代社會對檔案的需求。因此，這就要求檔案部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備的資金投入力度，為檔案管理工作配置計算機(jī)、密集架、防磁柜、防潮機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化的檔案管理硬件設(shè)備，將檔案信息資料輸入計算機(jī)，并運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行處理，使檔案信息的收集、檢索和使用實(shí)現(xiàn)自動化，提高檔案信息的存儲量，提高檔案信息的利用率。此外，還應(yīng)當(dāng)主動開發(fā)或引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理和安全防護(hù)軟件，對檔案信息進(jìn)行光盤存儲等數(shù)據(jù)化處理或利用復(fù)制備份技術(shù)做好檔案備份工作，提高檔案信息的安全性和長期使用性，從而切實(shí)提高檔案管理水平，使檔案盡快實(shí)現(xiàn)信息化管理。

（三）加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

    檔案管理人員的綜合素質(zhì)在很大程度上決定了檔案管理工作的層次，尤其，隨著社會競爭的日趨激烈，對檔案管理人員提出了更高的要求，這就要求檔案管理部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人才隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。具體而言，應(yīng)做好如下兩個方面工作：首先，要采取提高工資、福利待遇等措施，加大對檔案管理人員的吸納力度，并通過競爭上崗、社會招聘等形式，提高檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻，吸引既具有專業(yè)檔案管理知識又具備現(xiàn)代設(shè)備操作技能的高層次、專業(yè)性人才到檔案管理部門工作，逐步優(yōu)化檔案管理工作的人才結(jié)構(gòu)。其次，要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)和教育力度，給他們提供盡可能多的學(xué)習(xí)機(jī)會，營造一定的學(xué)習(xí)氛圍，鼓勵他們通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，樹立終身學(xué)習(xí)理念，使他們能夠?qū)⒗碚撝R與工作實(shí)踐進(jìn)行有效的結(jié)合，從而在工作實(shí)踐中鞏固自己檔案管理方面專業(yè)知識的同時，能夠以積極的態(tài)度去主動學(xué)習(xí)計算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能，進(jìn)而使自己的知識結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化升級，以滿足社會發(fā)展對綜合型檔案人才的需求。

三、結(jié)束語

    在新的時代背景下，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)客觀的認(rèn)識到檔案管理工作中所存在的問題，從而緊跟時代的發(fā)展潮流，積極探索解決檔案管理工作中存在問題的策略，不斷建立健全檔案管理制度，為檔案管理工作的開展配備相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備，并加強(qiáng)檔案管理人才隊伍建設(shè)，進(jìn)而促使檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，提升檔案管理水平，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有序開展。

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