推動信息化轉型實現(xiàn)檔案管理高質量發(fā)展

  信息化轉型顧名思義，就是基于信息技術推動事業(yè)單位各方面工作實現(xiàn)優(yōu)化、調整、創(chuàng)新或重構，主要具有系統(tǒng)性、自動化、定制化等諸多特征。對于檔案管理工作來說，信息化轉型不僅限于管理技術推陳出新，而是對管理機制、工作流程、服務模式等所有管理措施進行全面審視與再造。這種近乎顛覆性的變化不僅是為解決長期以來有所固化的缺陷問題，也是為從根本上推動檔案管理工作提質增效，進而基于高質量發(fā)展帶動整個管理體系實現(xiàn)轉型升級。

一、推動信息化轉型實現(xiàn)檔案管理高質量發(fā)展的重要性

（一）深化源頭治理，從根本上保障檔案數(shù)據(jù)真實、完整、可靠

對于大多數(shù)傳統(tǒng)行業(yè)來說，應用信息技術產(chǎn)生的直觀改變就是管理質效實現(xiàn)了指數(shù)級提升。這是由于信息技術能夠從根本上突破傳統(tǒng)模式下管理粗放、隨意的瓶頸與弊端。當事業(yè)單位的各項數(shù)據(jù)實現(xiàn)信息化轉型，數(shù)據(jù)管理不必過度依賴人為主觀操作，則數(shù)據(jù)傳輸、匯總、統(tǒng)計等將在最大程度上減少人為主觀疏忽導致的錯誤或遺漏等風險。換言之，信息化轉型將顯著改善傳統(tǒng)模式下事業(yè)單位數(shù)據(jù)管理失真、失實的問題。

而對檔案管理工作來說，推動信息化轉型實現(xiàn)檔案管理高質量發(fā)展的重要價值更體現(xiàn)在深化源頭治理，從根本上保障檔案數(shù)據(jù)真實、完整、可靠。隨著檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化轉型，檔案數(shù)據(jù)將按照統(tǒng)一標準自動上傳信息管理平臺。平臺自動收集、分類、匯總、歸檔。此過程可最大限度避免人為干預，從而最大限度防止人為主觀疏忽或刻意等導致的錯誤、遺漏等問題。

同時，由于各責任主體需使用信息檔案平臺填報、提交、使用檔案資料，因此信息化轉型后的檔案管理能夠實現(xiàn)時時刻刻處處留痕。此舉也將在很大程度上確保檔案資料客觀、完整、準確，可從根本上避免各種人為干擾檔案數(shù)據(jù)資料真實性的問題。

（二）促進開發(fā)利用，最大限度提升檔案價值挖掘的針對性、有效性

檔案是事業(yè)單位極為珍貴的數(shù)據(jù)信息資源。然而，隨著檔案數(shù)量持續(xù)增加，挖掘檔案數(shù)據(jù)潛在信息價值將成為管理工作的巨大挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)模式下，人工管理大多采取抽樣分析法處理檔案資源，這必然在不同程度上產(chǎn)生分析結果片面化、局部性問題，也將造成部分珍貴檔案信息價值遺漏或浪費。

因此，推動信息化轉型實現(xiàn)檔案管理高質量發(fā)展的重要價值還體現(xiàn)在促進開發(fā)利用，最大限度提升檔案價值挖掘的針對性、有效性。信息化檔案管理模式下，平臺算法可以任意選擇全樣本分析、半樣本分析或部分樣本分析等多種形式與手段。這不僅能夠為管理人員提供更加完整、詳盡、真實、準確的分析結論，而且能夠按照需求側要求迅速調整統(tǒng)計與分析方向、對象，從而最大限度滿足檔案使用者的客觀要求。換言之，信息化轉型可以在最大限度實現(xiàn)檔案管理有的放矢、按需服務。這不僅是切實滿足檔案信息需求方、使用方等個性化要求的技術創(chuàng)新，也是促進檔案潛在價值挖掘與利用最大化、效果最優(yōu)化的重要措施與手段。

二、推動信息化轉型實現(xiàn)檔案管理高質量發(fā)展的可行性

（一）硬件基礎設施建設相對完備

信息時代大環(huán)境中，信息化轉型不僅成為傳統(tǒng)領域創(chuàng)新發(fā)展的根本趨勢，也在硬件基礎設施建設方面擁有了相對完備的良好條件。

一方面，事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營與管理工作各環(huán)節(jié)基本實現(xiàn)了網(wǎng)絡基礎設施全覆蓋。無論是形式各異、型號多樣的網(wǎng)絡顯示終端，亦或是使用光纖或無線等通道傳輸信號，互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)在各行各業(yè)實現(xiàn)了標準配置。不僅如此，越來越多事業(yè)單位持續(xù)加大對信息管理平臺的投入與優(yōu)化措施，從固定端到移動端的線上管理、掌上管理已在越來越多組織、機構中實現(xiàn)互聯(lián)互通。

另一方面，網(wǎng)絡化生存、信息化生活已經(jīng)成為新時期社會生活的常態(tài)。隨著國內網(wǎng)民數(shù)量突破十億，包括大專院校學生、職場人士在內的社會中堅力量已經(jīng)成為網(wǎng)民主體。換言之，絕大多數(shù)普通國民正在享受信息生活帶來的實惠與便利。從這一角度講，包括檔案管理工作在內，各行各業(yè)信息化轉型在基礎設施建設方面已經(jīng)奠定了扎實基礎。而這種整體性、全局化的信息技術業(yè)態(tài)則使檔案管理基于信息化轉型實現(xiàn)高質量發(fā)展水到渠成、切實可行。

（二）行業(yè)內外認知相對統(tǒng)一、接受度高

在硬件基礎設施建設相對完備的同時，社會各領域、行業(yè)內外也對加快信息化轉型形成了相對統(tǒng)一的思想認知，且各行各業(yè)、各年齡段人群對于信息化轉型也已具備了極高的認同度與接受度。事實上，僅從媒體報道中有關信息化轉型及技術應用的資訊密度已經(jīng)能夠發(fā)現(xiàn)，各行各業(yè)信息化轉型不僅已成常態(tài)，而且普通網(wǎng)民與群眾早已對此習以為常，甚至達到了“日用而不覺”的程度。從這一角度講，由于行業(yè)內外已經(jīng)形成了相對統(tǒng)一的認識，并且產(chǎn)生了極高接受度，因此，檔案管理基于信息化轉型實現(xiàn)高質量發(fā)展已是必然、必需。

三、推動信息化轉型實現(xiàn)檔案管理高質量發(fā)展主要策略

（一）持續(xù)提升信息化轉型基礎設施建設水平

信息化轉型對于所有行業(yè)與領域都有一定程度的技術門檻，也需要扎實可行的信息基礎設施加以支撐和保障。這是信息化轉型的重要前提。因此，推動信息化轉型實現(xiàn)檔案管理高質量發(fā)展需要持續(xù)提升信息化轉型基礎設施建設水平。

1.盡快統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準

作為事業(yè)單位管理工作的基本組成，檔案管理具有與組織全生命周期保持同步的根本特點。這會使部分事業(yè)單位在不同階段采取不盡相同的檔案管理機制與措施。特別是對發(fā)展歷程悠久的老單位來說，檔案管理往往存在從完全人工管理到信息化管理直至信息化轉型的階段式變化。而不同階段采用的管理標準體系必然有所差異。因此，在推進檔案管理信息化轉型過程中，事業(yè)單位需要結合檔案管理工作要求、特點等盡快統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準。這也是左右信息化轉型成敗的關鍵因素之一。一般情況下，事業(yè)單位應當采取“就近不就早”原則統(tǒng)一檔案管理標準體系，也就是以近期使用的信息化管理標準體系為參照，將較早期的檔案資料進行轉換，使其形成標準統(tǒng)一的整體。不過，個別單位可能存在早期檔案極其珍貴，其標準與當下使用標準存在較大差異的情況。這就需要提升當前檔案標準體系的兼容性，也就是確保信息化標準體系全面覆蓋所有類型的檔案材料。

2. 充分細化標準體系

為更好適應未來更長時期里信息化檔案管理的潛在需要，充分細化標準體系至關重要。細化標準體系不僅是為便利填制或使用檔案信息，也是為可能出現(xiàn)的檔案新類型、新形式預留足夠空間，同時進一步提升檔案信息挖掘的精準性、精確性。

3.全面破除數(shù)據(jù)壁壘

 數(shù)據(jù)壁壘是造成數(shù)據(jù)分析結果失真、失實的重要誘因，也是不少事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展進程中的痛點與堵點。數(shù)據(jù)壁壘問題不僅會出現(xiàn)格式形制或通道接口等技術層面，也可能發(fā)生在事業(yè)單位內部不同機構或人員的主觀故意層面。即，一些事業(yè)單位中個別部門或個人出于既得利益原因，在填制、提交檔案等環(huán)節(jié)拖沓、延宕，導致檔案信息匯總不完整、歸檔不及時，進而出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)分析或信息挖掘局部性、碎片化問題。這也是人為刻意導致的數(shù)據(jù)壁壘現(xiàn)象。事業(yè)單位需要在檔案管理信息化轉型的制度建設層面完善頂層設計，尤其需要加強部門間、人員間協(xié)同聯(lián)動的剛性約束力度。這也是信息化轉型過程中檔案管理確保高質量發(fā)展的重要領域與環(huán)節(jié)。

（二）重視安全管理，持續(xù)強化信息安防意識、提升實踐能力

隨著網(wǎng)絡信息技術不斷加快更新迭代速度，更多先進技術手段不僅能夠帶來管理高效與便捷的利好，也可能潛藏非法竊取或篡改敏感信息的風險隱患。換言之，信息化轉型可能同時伴隨著網(wǎng)絡安全風險的提升。因此，推動信息化轉型實現(xiàn)檔案管理高質量發(fā)展還需要事業(yè)單位高度重視安全管理，持續(xù)強化信息安防意識、提升實踐能力。

一方面，技術手段層面的安全管理始終是信息化轉型的重要保障。事業(yè)單位需要秉承守正創(chuàng)新原則不斷探索本單位信息安全管理的個性化道路。譬如，延續(xù)行之有效的傳統(tǒng)安全管理措施，包括定期查殺毒；及時更新補丁及升級軟件；按照檔案類型采取分級管理、差異化管理，對重要、敏感或涉密等關鍵檔案數(shù)據(jù)實行本地化存貯與管理等。

另一方面，非技術手段的安全防護同樣不可或缺。譬如加強分級授權與審批；運用包括人臉識別等生物質密鑰提高平臺安全水平等。所謂分級授權與審批是指與分級管理相配套的安全管理機制。事業(yè)單位中，檔案類型多樣，既有日常工作中隨各種項目或任務活動而產(chǎn)生的普通檔案，也有不少涉及組織生存發(fā)展的關鍵檔案信息，或是與國家安全等相關的保密級檔案等。出于防范網(wǎng)絡安全風險的目的，在推動信息化轉型過程中，檔案管理高質量發(fā)展的重點任務之一就是提高安全防護水平。結合檔案本身形式與內容等的安全等級差異，給予不同職務或權屬等級的使用方（人）以特定權限范圍，以此最大限度防止檔案信息被惡意篡改或者竊取。這是確保檔案管理高質量發(fā)展的重要渠道與措施。

與此同時，由于以人臉識別為代表的生物質密鑰大多具有難以復制的技術優(yōu)勢，因此將之應用于檔案管理也可在一定程度上提高信息安全防護水平。事業(yè)單位可結合自身實際有選擇地使用。

（三）樹立主動服務意識，提高檔案信息資源挖掘與利用成效

檔案管理高質量發(fā)展的目的不僅限于檔案數(shù)據(jù)收集與保管等工作優(yōu)質高效，更要借助信息化轉型促進檔案潛在價值的深入挖掘與充分利用。這就需要管理人員超越傳統(tǒng)工作機制與模式的束縛，要切實樹立主動服務意識，提高檔案信息資源挖掘與利用成效。

所謂主動服務就是檔案管理者不再坐等有需求的使用者提出要求，而是著眼于特定專業(yè)或領域的業(yè)務特點、行業(yè)性質等先行先試，借助信息化轉型提取檔案數(shù)據(jù)中各種潛在價值信息。譬如圍繞特定技術發(fā)展路線挖掘檔案數(shù)據(jù)，從中找到該技術在過去一段較長時期里的迭代趨勢，由此預測或推算出未來一段時期的技術路線走向。又如，針對某些管理活動的難點或堵點問題，借助大數(shù)據(jù)技術的全樣本分析法，從歷史數(shù)據(jù)中找尋其中潛在的規(guī)律或底層邏輯，進而探究解決問題的戰(zhàn)略方向與戰(zhàn)術策略等。在此基礎上，將以上信息定點推送至有潛在需求的使用方，從而為事業(yè)單位改進技術路線或創(chuàng)新管理策略提供可行性意見或建議。

結束語：

  對于大多數(shù)事業(yè)單位來說，檔案管理工作普遍處于相對末端環(huán)節(jié)，因此往往難以得到足夠關注。加之檔案管理為組織創(chuàng)造價值相對間接、隱性，故而在信息化轉型進程中也常常處于更加滯后、延宕的被動地位。然而，作為機構或組織各類歷史信息、既往數(shù)據(jù)的集中承載，檔案管理實為不可多得的珍貴資源。不過，檔案管理傳統(tǒng)模式大多只重保管不重開發(fā)，造成珍貴數(shù)據(jù)資源得不到有效利用而被束之高閣。因此，推動信息化轉型實現(xiàn)檔案管理高質量發(fā)展不僅限于先進技術手段的引進與應用，更加需要著眼于工作思想、管理意識守正創(chuàng)新。只有首先在思想觀念的高度切實樹立數(shù)據(jù)驅動理念，組織機構內部才能形成全員、全程、全方位協(xié)同機制，才能確保信息化在根本上成為檔案管理轉型升級的底層邏輯。不僅如此，組織機構還需從統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準、破除數(shù)據(jù)壁壘、細化標準體系等各方面夯實信息化轉型基礎。同時，信息化轉型意味著檔案管理實現(xiàn)全面信息化、網(wǎng)絡化、平臺化。這也會對加強安全管理、提高安防水平提出更多新要求，需要組織機構分門別類、循序漸進、持之以恒地加以優(yōu)化和完善。總之，復雜問題無法通過簡單辦法解決。檔案管理信息化轉型是一項長期的系統(tǒng)性工程，需要從技術到理念、從頂層設計到實踐手段在內各維度齊頭并進、多措并舉，從而在加快檔案管理高質量發(fā)展的同時促進組織管理工作全局實現(xiàn)轉型升級與提質增效。

文章來源：  《文化產(chǎn)業(yè)》   http://xwlcp.cn/w/wy/32640.html