談學分制背景下的高校學籍檔案管理思路

一、背景

學分制是以選課制為基礎(chǔ)，以學分為計量單位規(guī)定和計算學生的學習量、學習進程的教學管理制度，它以量化的分值方式來記錄學生在相應(yīng)課程領(lǐng)域的成長經(jīng)歷以及所達到的發(fā)展程度。1學分大概等同于一個學生在課堂或?qū)嶒炇覐氖?小時學術(shù)工作并且連續(xù)一個學期的量。

    學分制始于1810年德國柏林大學的選課制度，而作為教學管理制度，學分制出現(xiàn)于1872年美國哈佛大學。學分制不僅是高等教育發(fā)展到一定階段的必然，也是生產(chǎn)力發(fā)展、科學技術(shù)和社會進步的產(chǎn)物。18世紀末，科學技術(shù)迅速發(fā)展，新興學科不斷出現(xiàn)，社會分工、專業(yè)分工越來越細，統(tǒng)一的課程設(shè)置與教學模式已不適應(yīng)社會發(fā)展的需要。我國高校學分制開始于1918年北京大學實行的“選科制”，此后二三十年，幾乎所有的高校都實行學分制。新中國成立之后，1952年院系調(diào)整，高等院校普遍采用學年制代替了學分制，直到1978年，學分制又再次嶄露頭角，至20世紀90年代，全國范圍內(nèi)推廣學分制已出現(xiàn)了四次“高潮”，逐步形成學分收費制、自由選課學分制、計劃學分制、學年學分制、全面加權(quán)學分制、復合學分制、特區(qū)學分制、績點學分制、完全學分制、彈性學分制等。21世紀初期，我國高校學分制度向縱深發(fā)展。目前，我國高校圍繞學分制改革，在學分銀行、學分轉(zhuǎn)移、學分互認等管理制度方面進行了廣泛的探討和實踐，已經(jīng)把學分與專業(yè)、學習形式相聯(lián)系，形成跨區(qū)域、聯(lián)校改革形勢，出現(xiàn)了學分制改革的“第五次高潮”。

二、學生檔案管理工作的不足

高校學籍檔案來自于學生在學習期間的各種考核和獎勵懲罰制度的階段性總結(jié)。隨著高校學籍檔案在就業(yè)信息方面被占用的比例的增加，學籍檔案的管理工作也面臨的新的問題和不足。

1、高校學籍檔案管理分散，檔案的調(diào)取工作和管理工作難以進行。高校學籍檔案管理的分散來源于學校分支的不同和缺乏統(tǒng)一的管理部門進行最終的整理和管理。每個部門都有自己微型的小數(shù)據(jù)庫，各個部門累積起來沒有形成大型的數(shù)據(jù)庫而是構(gòu)成了冗雜的數(shù)據(jù)。這樣導致了管理人員在調(diào)取某一項數(shù)據(jù)時，耗費更多的精力和實踐，大大降低了學籍檔案管理的工作效率。這種部門的分散管理必然導致了人力、物力的浪費和學籍檔案管理工作的復雜。

2、儲存形式單一，不利于長期保管。高校的學籍檔案一般采用紙質(zhì)材料儲存，檔案記錄過程中采用鉛筆填寫，字跡不清，長時間后必然造成信息的流失。

3、工作人員素質(zhì)有待提高，隊伍也不穩(wěn)定。很多高校采用電子信息錄入的方式管理學籍信息，這樣就完善了紙質(zhì)版的不足，但是，由于從事學籍信息管理工作的人工多是年紀較大，缺乏專業(yè)技術(shù)的人員，在操作的過程中難免會遇到故障。這就導致了學籍檔案管理工作效率過低和正確率下降的問題。

三、學籍檔案管理的新思路

學分制背景下的高校學籍檔案管理相較學年制下要求更加靈活、個性、準確。這就要求高校摒棄過去陳舊的管理理念和手寫紙質(zhì)版的檔案管理方法，采用新的、信息化、創(chuàng)新型的檔案管理。

1、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，建立學分制學籍檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。學分制背景下的高校學籍檔案資源要實現(xiàn)信息化管理，將學生的學籍檔案數(shù)據(jù)資料和管理工作數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)和計算機網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞?，實現(xiàn)學籍檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)學籍檔案信息資源的社會共享。

2、增強學分制檔案管理工作人員的工作能力。只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。因此就要求檔案管理工作者要有充分的、廣博的專業(yè)知識，視野開闊、知識先進，提高綜合素質(zhì)，做好新時期學分制學籍檔案管理工作。

3、注重學分制背景下學籍檔案工作的準確性。在現(xiàn)代化信息時代的潮流推動下，學籍檔案管理方法也需要推陳出新，電子學籍檔案取代紙質(zhì)的信息記錄已成為一種不可扭轉(zhuǎn)的趨勢。電子學籍檔案的建立不僅可以減少管理工作的復雜，還提高檔案管理工作的準確性與高效性。

4、建立科學的學籍檔案管理系統(tǒng)。建立健全學籍檔案管理工作制度，使檔案工作按程序化、規(guī)范化、科學化的軌道運行，是搞好現(xiàn)代化高校檔案工作的關(guān)鍵。要用制度去規(guī)范檔案工作，如建立健全各部門檔案管理工作責任制，實行分工負責，制定一系列的檔案管理制度。

四、結(jié)語

隨著社會的進步和經(jīng)濟的快速發(fā)展，隨著我國教育好發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)開發(fā)的不斷深入。學分制背景下的高校管理必須與時俱進才能適應(yīng)社會進步和發(fā)展的需求。

本文來源：《文學教育》：http://xwlcp.cn/w/wy/63.html