高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對策研究

高校檔案信息化管理轉變是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然要求。由于高校檔案數量與類型較為復雜，且伴隨自身發(fā)展與日俱增，所以傳統(tǒng)檔案管理方式已經不再適用，加強檔案信息化建設才是關鍵。借助現(xiàn)代信息化技術提高檔案管理工作效率，全面保障高校檔案信息安全、可靠，同時還能提供更為優(yōu)質的檔案服務。因此相關部門應制定統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理體系，從多方面入手促進檔案管理轉型升級。文章對高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀進行分析，提出相應的優(yōu)化完善對策，加快高校檔案信息化建設進程、提高檔案管理工作服務效率。

一、高校檔案信息化管理現(xiàn)狀

（一）檔案信息化管理重視度不足

目前來看，部分高校對檔案信息化管理工作重視度不足，沒能針對檔案信息化轉型進行深入研究，大多流于表面形式。這與高校自身思想觀念存在聯(lián)系，認為檔案管理只是輔助性部門，沒有投入大量資源的價值，并且在工作內容上也只是負責檔案接收、保管，最終忽視檔案管理工作的潛在作用。雖然近些年檔案信息化建設提上日程，但部分高校錯誤地認為信息化建設就是將紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案，以數字化的形式保存管理，仍然沒有發(fā)揮出大量資源的作用與價值。

（二）檔案信息化管理缺少制度規(guī)范

目前，中國檔案管理缺少相應的法律政策，并且滯后于社會發(fā)展現(xiàn)狀，尤其是高校檔案建設方面缺少約束力，導致檔案信息化建設沒能積極落實，并缺乏相應的指導標準可以參照。由此可見，在標準不統(tǒng)一的條件下，勢必會造成高校檔案信息化建設困難，甚至引發(fā)建設不力的局面。另外缺乏規(guī)范標準也無法對檔案信息化建設展開評估，難以對高校檔案建設所處階段進行科學、客觀判斷，才會引發(fā)檔案信息化建設過程中的偏差、錯漏。如果沒能及時發(fā)現(xiàn)并糾正，最終將會對高校發(fā)展造成負面影響。

（三）檔案信息化管理水平存在不足

高校受到傳統(tǒng)檔案管理觀念影響，檔案管理水平始終未能提高，還由于高校領導層缺少對檔案管理信息化建設必要性的認識，沒能積極響應國家的號召進行檔案管理創(chuàng)新，因此高校在信息管理工作水平上始終難以有所突破。從管理實踐中就能看出，高校保留著傳統(tǒng)人工檔案管理模式，缺少信息技術的有效運用，也沒能立足于信息技術構建檔案管理系統(tǒng)，雖然高校有負責檔案管理的部門，大多也流于表面形式。另外高校檔案信息化管理建設投入明顯不足，包括基礎設備設施、人員配置等方面都與檔案信息化管理不相匹配，因此自身的作用和影響力較小，無法為高校發(fā)展提供幫助。

（四）檔案信息化管理系統(tǒng)功能不足

高校檔案資源具有非常重要的作用和價值，通過信息技術深入挖掘還能實現(xiàn)不同功能，這也促使對檔案信息的功能應改變傳統(tǒng)刻板化印象。由于高校對信息技術的運用不足，檔案資源的功能也處在探索階段，很多其他功能仍然沒有得到完整體現(xiàn)，包括檢索功能、檢索速度等都存在局限性。另外，高校檔案信息化管理系統(tǒng)也缺少相應的安全保障功能，導致在應用過程中會存在一定的安全隱患，將重要的檔案信息暴露在網絡環(huán)境下，可能會被不法分子竊取，造成重要資源泄露等問題，對高校發(fā)展造成不利影響。

（五）檔案信息化管理專業(yè)人才匱乏

盡管高校檔案信息化管理建設如火如荼，但由于缺少專業(yè)的信息化人才，很多工作未能有效突破，尤其是具備信息素養(yǎng)的檔案管理人才配置不足。從實際來看，高校檔案管理隊伍參差不齊，缺少較為專業(yè)的檔案信息化管理人才，部分管理人才觀念滯后，對于信息技術的應用較為生疏，這也是檔案信息化管理的最大阻礙。高校檔案信息化管理轉型升級，致使管理人員的工作內容改變，不再是以往簡單的接收、保管這么簡單，其中還涉及計算機使用，同時還要懂得相關標準與規(guī)范。高校必須從人員隊伍結構優(yōu)化入手，根據自身情況提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。

二、高校檔案信息化管理策略

（一）轉變觀念，認識檔案信息化管理重要性

傳統(tǒng)高校檔案管理工作存在一定封閉性，加上管理人員沒能充分利用信息技術，才造成這種局面并且引發(fā)諸多問題。因此，高校要更新觀念、積極創(chuàng)新，響應國家各項政策，踐行科學發(fā)展觀，將現(xiàn)代科技融入其中，為檔案管理轉型創(chuàng)造有利條件。高校應認識到信息技術在檔案管理工作中的重要性，促進信息化管理的落實，同時積極改變傳統(tǒng)、滯后的管理觀念，真正樹立現(xiàn)代化思想，保證高校檔案真實性、權威性的條件下，實現(xiàn)數字化發(fā)展目標。檔案對于高校發(fā)展來說有著獨特作用，可以從中獲取諸多文化資源。信息時代檔案管理升級勢在必行，傳統(tǒng)管理方法很難適應現(xiàn)代社會發(fā)展需求。因此，管理人員既要繼承傳統(tǒng)檔案管理理念，又要結合現(xiàn)代管理思想，借助信息技術完善管理流程，對檔案資源進行優(yōu)化處理，充分做到與時俱進并深入挖掘檔案資源價值。

（二）完善制度，打造信息化管理標準與規(guī)范

對于高校檔案信息化管理建設來說，必須要有完整的制度保障，促使檔案信息化管理符合標準規(guī)范。通過對中國高校檔案管理現(xiàn)狀進行分析，大多數都在沿用傳統(tǒng)管理制度，而我國出臺的新制度并沒有得到良好應用。由此可見，缺乏制度保障，信息化管理建設自然會受到阻礙，所以要結合實際情況制定相應制度，對高校檔案信息化管理進行約束有其必要性。首先，重視檔案過程管理，對重要的檔案資源展開生命周期管控，由檔案全審到數字化轉變，充分把控檔案文件形成質量，確保真實文件與數字化檔案相符，借助信息技術做好收集、整理、分類、歸檔保管，支持檢索工具搜索。其次，針對檔案信息進行整合管理，在數字檔案建設過程中將檔案資源信息化全過程看作有機系統(tǒng)，充分融入集成管理思想，采取全方位、全階段的管理模式，增強檔案信息化管理動態(tài)性。

（三）加大投入，完善基礎設施與信息資源庫

要實現(xiàn)高校檔案信息化管理目標，必須投入大量資金作為基礎保障，尤其是軟硬件方面是檔案資源數字化的關鍵因素。另外，以往應用的檔案管理軟件已經面臨淘汰，現(xiàn)代信息技術更新速度極快，所以要持續(xù)性投入資金，確保擁有足夠的軟硬件設施來實現(xiàn)檔案信息化管理。在基礎設施建設過程中要注意軟件應用，可以采取支持檔案全文存儲與搜索，同時能夠實現(xiàn)文檔一體化管理的軟件，信息資源庫的建設要具備一定靈活性。以往由于在檔案管理工作中的投資不足，導致信息化建設始終無法落實，現(xiàn)階段高校應與地方政府加強聯(lián)系，提高檔案信息化建設資金投入，以此來解決高校自身資金短缺問題。在基礎設施引進方面，如計算機、互聯(lián)網、掃描儀、打印機等，都是檔案信息化管理的重要組成部分，也可以自行研發(fā)檔案管理軟件，連接高校網絡，真正實現(xiàn)紙質檔案的數字化轉變。除此之外，還可以以檔案館為中心，打造覆蓋整個高校的檔案應用系統(tǒng)，為檔案資源的應用創(chuàng)造有利條件，便于工作人員進行日常維護、檔案整理，從而保障檔案資源的完整性。

（四）提高素質，做好檔案管理人員教育培訓

高校檔案信息化管理建設需要工作人員發(fā)揮自身作用，同時具備足夠的信息素養(yǎng)，所以高校應將檔案管理人員教育培訓工作放在首位，不斷強化檔案管理人員專業(yè)知識、專業(yè)能力，構建完善的檔案管理團隊，落實信息化建設目標。由于傳統(tǒng)檔案管理工作觀念的影響，很多工作人員對檔案管理重視度不足，大多由其他崗位兼職檔案管理工作，或者非專業(yè)人員參與，導致檔案管理工作存在問題。高校檔案管理隊伍編制不足，整體素質沒能達到預期，在檔案管理工作中自然效率低下，除了影響教學與科研活動開展，還會對高校發(fā)展造成拖累，因此管理人員隊伍建設迫在眉睫。一方面要加強檔案管理人員培養(yǎng)，應遵循優(yōu)勝劣汰的基本原則，選拔出專業(yè)能力優(yōu)秀、有責任心的管理人員，完善檔案管理隊伍，尤其中青年檔案管理人員培養(yǎng)，關乎著高校檔案管理工作的未來發(fā)展。另一方面要積極進行培訓教育工作，幫助檔案管理人員熟悉計算機技術，通過不定時培訓提高其信息素養(yǎng)，熟練掌握各類技術，應用在檔案信息化管理工作中。

（五）加快轉型，發(fā)揮信息化檔案的共享功能

共享性是現(xiàn)代信息背景下的顯著特點，高校應借助檔案信息化管理發(fā)揮出共享功能，確保檔案資源能夠在校園內流通，切實提高檔案資源的使用效率。比如，借助校園網絡構建檔案門戶網站、檔案自助搜索系統(tǒng)平臺，同時對檔案文件密級與用戶權限進行有效設定，以此來改善傳統(tǒng)紙質檔案1對1的服務模式。傳統(tǒng)檔案不僅在管理過程中存在難題，并且無法進行大范圍共享，而信息化管理是以互聯(lián)網技術為傳播媒介，自然能夠為用戶提供快速、便捷的服務。用戶獲取信息的成本大大減少，不再像以往過度消耗時間精力去整理、收集，充分實現(xiàn)了檔案資源利用價值最大化目標，滿足高校的發(fā)展要求，順應我國低碳經濟發(fā)展形勢。

（六）借助信息化建設，實現(xiàn)多元化檔案管理

高校應發(fā)揮出信息技術的優(yōu)勢，打造多元化、多樣化檔案管理方式，逐漸朝著多載體、全方位轉變，充分順應時代發(fā)展步伐，深度挖掘檔案資源的作用。高校必須加快檔案信息化管理平臺建設，如采用數據庫等形式進行記錄、保管，將各類檔案信息進行收集、加工、歸檔，方便后續(xù)查閱使用，在檔案內容方面應結合錄音、圖片、視頻等形式，將有意義的活動記錄保存，存儲在數據庫，豐富高校檔案資料內容，改變以往單一的紙質形式。做好不同檔案類型的劃分，提高不同檔案管理側重點，發(fā)揮出檔案資源在不同領域的作用與價值，重視檔案對高校發(fā)展的影響力，這樣才能增強管理效果，展現(xiàn)出多元化的管理手段。

（七）立足信息技術，打造完善檔案管理體系

高校檔案信息化管理建設需要從多方面入手，以此來打造完善的檔案管理體系。首先，重視資源體系的建設。資源體系規(guī)模與內容決定是否能夠發(fā)揮出檔案資源最大價值，因此必須保證資源體系的完整性、有效性。高校要針對性篩選檔案資源，包括珍貴、常用資源的數字化處理，借助相關設備進行掃描、錄入，按照相關要求做好標引、檢索鏈接。其次，注意資源體系的便捷性。加強高校檔案信息化管理體系建設，對所有硬件設施進行有效管理，檔案資源則利用使用權限進行保護，可以實施檔案全宗與密級雙重控制管理。最后，要做好檔案信息化使用體系建設。檔案作為資源就會涉及使用，只有得到實際運用才能發(fā)揮價值，如果仍秉承以往為保管而保管的理念、重保管輕使用的思想，高校檔案資源也就失去作用。在信息管理模式下不能安于現(xiàn)狀，應樹立開放意識與創(chuàng)新精神，確保檔案資源能夠得到全面應用，真正服務于高校建設和發(fā)展。

（八）強化安全意識，構建檔案安全保障機制

網絡時代，高校借助信息技術實現(xiàn)信息化檔案管理，不過在信息存儲、傳遞過程中仍然具有安全風險，所以要考慮好如何降低風險，避免高校檔案信息在數字化管理中泄露。高校在檔案信息化管理工作中，必須考慮好轉型升級的利與弊，構建相應的安全保障體系，高校內部應統(tǒng)一思想觀念，通過協(xié)調配合的形式加強數字化檔案資源管理。高校應針對校園網絡做好防毒，內部局域網要與外部網絡實施物理隔離，所有數據庫內的檔案信息應做好備份，保存在符合要求的脫機載體之中，以此來應對信息安全問題。

三、結語

綜上所述，在信息時代背景下，高校應加強檔案信息化管理，充分做到與時俱進，借助信息技術完成數字化轉型升級，進一步強化高校檔案管理能力。高校檔案資源類型豐富，對自身發(fā)展有著重要作用，高校必須認識信息化管理的重要性，將信息技術融入檔案管理工作中，為高校檔案創(chuàng)造良好的管理環(huán)境。檔案信息化管理建設逐漸成為高校發(fā)展的關鍵戰(zhàn)略，只有遵循信息時代流動特點，才能發(fā)揮出檔案資源的最大化價值。因此，高校相關部門要協(xié)調配合，做好檔案信息服務網絡化工作，同時選拔具有信息素養(yǎng)的管理人才，作為檔案管理工作保障，為信息化轉變創(chuàng)造有利條件。