大數(shù)據(jù)背景下高校數(shù)字檔案館的建設(shè)路徑

隨著國民經(jīng)濟(jì)不斷增長，科學(xué)技術(shù)不斷創(chuàng)新，中國數(shù)字化產(chǎn)業(yè)建設(shè)發(fā)展水平得到顯著提升。數(shù)字技術(shù)應(yīng)用作為現(xiàn)代高校數(shù)字檔案館建設(shè)運(yùn)營管理的重中之重，直接關(guān)系到檔案館建設(shè)管理的質(zhì)量，關(guān)系到能否為廣大師生提供優(yōu)質(zhì)多元服務(wù)。因此，高校要高度重視數(shù)字檔案資源建設(shè)，積極組建優(yōu)秀的數(shù)字檔案信息化管理人才隊(duì)伍，以此推動(dòng)高校數(shù)字檔案館建設(shè)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。高校要主動(dòng)樹立先進(jìn)的數(shù)字檔案館建設(shè)管理理念，敢于打破傳統(tǒng)高校檔案館建設(shè)管理模式的弊端，結(jié)合檔案館發(fā)展情況與市場發(fā)展要求，合理引進(jìn)各項(xiàng)數(shù)字化、信息化技術(shù)，創(chuàng)新完善數(shù)字檔案館運(yùn)營管理內(nèi)容與方式，強(qiáng)化數(shù)字檔案館建設(shè)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，促使他們能夠履行好自身的崗位職責(zé)，全面提升數(shù)字檔案館的整體建設(shè)水平。

一、大數(shù)據(jù)背景下高校數(shù)字檔案館建設(shè)的重要意義

（一）實(shí)現(xiàn)檔案館信息資源數(shù)字化與集成化

傳統(tǒng)高校檔案館的館藏資源屬于實(shí)體檔案資源，信息數(shù)據(jù)類型較為單一，難以滿足廣大師生對(duì)多元檔案資源的使用需求。通過加強(qiáng)建設(shè)數(shù)字檔案館，則能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案館的實(shí)體檔案資源有效轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案資源，其包含文本、圖片、視頻等不同類型信息數(shù)據(jù)，并且可以在數(shù)據(jù)庫技術(shù)、壓縮技術(shù)及數(shù)字掃描技術(shù)應(yīng)用下，完成對(duì)海量數(shù)據(jù)信息的集成合并，構(gòu)成完善的數(shù)字化信息資源庫。數(shù)字化檔案館的建立能夠?yàn)閹熒峁┒嘣男畔?shù)據(jù)服務(wù)，大大提升師生對(duì)各項(xiàng)資源的檢索和使用效率，促進(jìn)教學(xué)活動(dòng)順利開展。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案館運(yùn)營管理工作自動(dòng)化

在傳統(tǒng)高校檔案館運(yùn)營管理工作中，檔案管理人員需要參與眾多的工作環(huán)節(jié)，主要包括檔案資源收集整理、鑒定分析、安全儲(chǔ)存管理利用等，這樣不僅需要投入大量的人力資源與財(cái)力資源，還無法保障檔案館運(yùn)營管理工作的質(zhì)量和效率。通過加強(qiáng)現(xiàn)代化的數(shù)字檔案館建設(shè)工作，合理規(guī)范使用先進(jìn)的數(shù)字化、信息化技術(shù)，能夠簡化高校檔案管理業(yè)務(wù)流程，減輕檔案管理人員的工作任務(wù)量，大大提升檔案管理水平。此外，數(shù)字檔案館建設(shè)還可以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案信息資源收集整理、業(yè)務(wù)運(yùn)作及信息存儲(chǔ)管理等工作高度自動(dòng)化，高校無須投入大量的人力資源，可以節(jié)省更多人工成本。同時(shí)，檔案管理人員還可以抽出更多時(shí)間與精力集中在提升自我專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)上，為用戶提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

（三）由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)為主動(dòng)服務(wù)

高校數(shù)字檔案館建設(shè)管理需堅(jiān)持以用戶為中心的服務(wù)理念。在信息化技術(shù)應(yīng)用輔助下，高校檔案管理人員可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)與每個(gè)用戶的實(shí)時(shí)互動(dòng)交流，及時(shí)掌握了解用戶的各項(xiàng)反饋意見和想法，從而有針對(duì)性地改進(jìn)檔案館服務(wù)內(nèi)容與形式，從傳統(tǒng)被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)換為主動(dòng)提供個(gè)性化服務(wù)。此外，檔案館用戶也可以基于移動(dòng)設(shè)備登錄學(xué)校數(shù)字檔案館網(wǎng)站，根據(jù)自身的需求瀏覽獲取對(duì)應(yīng)的信息資源。數(shù)字檔案館建設(shè)下的用戶不再受時(shí)間與空間的限制，可以隨時(shí)隨地獲取檔案信息，從而大大提高學(xué)習(xí)工作效率。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校數(shù)字檔案館資源建設(shè)工作要點(diǎn)

高校領(lǐng)導(dǎo)與檔案館管理人員要充分認(rèn)識(shí)到豐富完善的數(shù)字檔案資源是數(shù)字檔案館的立身之本，同時(shí)也是高校順利開展數(shù)字檔案館建設(shè)管理工作的核心目標(biāo)?；诖髷?shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校數(shù)字檔案館的資源建設(shè)工作可以分為以下幾方面內(nèi)容。

（一）館藏檔案分批分量的數(shù)字化轉(zhuǎn)換

高校檔案管理人員在針對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作時(shí)，要了解不同檔案的實(shí)際保管儲(chǔ)存價(jià)值，并結(jié)合館藏規(guī)模情況、服務(wù)對(duì)象等，合理選擇那些值得長期安全保存的檔案展開數(shù)字化操作，這樣一方面可以節(jié)省更多的成本，另一方面可以減輕管理者的工作任務(wù)量。高校檔案管理人員需要采取分批分量的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換方式，優(yōu)先選擇具有一定特色的檔案展開規(guī)范數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作，確保能夠?yàn)橛脩籼峁﹤€(gè)性化的特色服務(wù)。此外，對(duì)于那些非涉密、已經(jīng)開放需求量大的檔案文獻(xiàn)，也需要進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作，以此滿足用戶的檔案資料提取使用需求。

（二）電子文件信息資源的收集歸檔

高校檔案管理人員需要對(duì)那些歸檔的電子文件信息資源展開深入全面的調(diào)查了解，同時(shí)第一時(shí)間制定相關(guān)對(duì)應(yīng)的電子文件管理措施，避免出現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的重復(fù)操作。高校要想確保具有一定價(jià)值的完善數(shù)字檔案資源被收入館藏，必須在數(shù)字檔案館建設(shè)初期，嚴(yán)格按照相關(guān)模塊功能要求，清晰明確檔案館的電子文件信息接收標(biāo)準(zhǔn)、范圍及方法，同時(shí)確定好電子文件的具體移交方式與時(shí)限，這樣有利于提升高校數(shù)字檔案信息收集歸檔的有效性與完整性。高校行政服務(wù)電子文件在線歸檔轉(zhuǎn)移至平臺(tái)，確保能夠及時(shí)歸檔至檔案館，方便用戶及時(shí)提取到有用的個(gè)人檔案信息。

（三）數(shù)字檔案登記備份體系的構(gòu)建

高校在數(shù)字檔案館建設(shè)工作中，還需高度重視數(shù)字檔案登記備份體系構(gòu)建工作。由于高校檔案登記備份工作會(huì)接收到海量的檔案信息，并涉及申請(qǐng)、審核、儲(chǔ)存等一系列操作，為了提高數(shù)字檔案登記備份工作效率，就必須構(gòu)建出一個(gè)先進(jìn)完善的系統(tǒng)平臺(tái)。在數(shù)字檔案登記備份方式上，高校檔案管理人員需要結(jié)合不同格式類型的數(shù)據(jù)信息，合理采用相對(duì)應(yīng)的備份方式，比如常見的全備份、在線與離線備份及聯(lián)機(jī)與脫機(jī)備份等。為了有效提高數(shù)字檔案信息備份過程的安全可靠性，數(shù)字檔案管理人員還需注重規(guī)范使用安全保密技術(shù)，通過采用賬號(hào)密碼方式設(shè)置不同檔案工作人員的權(quán)限，充分保障檔案的安全性與完整性。

（四）網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)措施的制定實(shí)施

為了保障高校數(shù)字檔案資源能夠得到長期安全使用，需要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)工作，科學(xué)高效地從檔案管理網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、制度及系統(tǒng)方面入手，使那些具有價(jià)值的數(shù)字檔案資源能夠得到完整妥善保存，大大提升檔案信息的安全管理水平。比如，高校在數(shù)字檔案管理界面的登錄優(yōu)化設(shè)計(jì)工作上，可以通過合理設(shè)置登錄名+密碼的方式，對(duì)數(shù)字檔案館的登錄用戶進(jìn)行安全限制保護(hù)。由于高校涉及的管理部門較多，在對(duì)各項(xiàng)檔案資源的調(diào)取使用上，數(shù)字檔案管理人員需要根據(jù)不同部門工作性質(zhì)特點(diǎn)，清晰明確不同部門員工的登錄使用權(quán)限，使不同用戶只能看到自身權(quán)限內(nèi)的檔案資料信息，杜絕出現(xiàn)用戶輕易更改或者刪除重要檔案信息資料的情況。除此之外，高校還可以通過控制網(wǎng)絡(luò)接口方式，有效限制網(wǎng)絡(luò)不法分子的入侵，充分保障高校數(shù)字檔案信息管理的安全可靠性。在數(shù)字檔案館網(wǎng)站系統(tǒng)管理上，高校需要安排專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)日常運(yùn)維工作，確保能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)運(yùn)行中可能存在的安全隱患問題，從而及時(shí)采取解決措施，提升系統(tǒng)的安全運(yùn)行水平。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校數(shù)字檔案館建設(shè)路徑

（一）數(shù)字檔案信息安全性建設(shè)

高校實(shí)行檔案數(shù)字化建設(shè)管理后，需要高度重視各項(xiàng)檔案信息的安全傳遞與儲(chǔ)存管理工作，確保能夠切實(shí)維護(hù)好每個(gè)用戶的合法利益，杜絕高校數(shù)字檔案館具有價(jià)值的檔案資源信息被不法分子所盜取利用或者破壞。對(duì)此，首先，高校在數(shù)字檔案信息安全性建設(shè)過程中，要健全數(shù)字檔案安全管理工作制度，督促每個(gè)數(shù)字檔案管理人員嚴(yán)格按照檔案館規(guī)章制度規(guī)范操作，避免由于人工操作因素影響到檔案信息的安全管理水平。其次，高校要邀請(qǐng)數(shù)字檔案領(lǐng)域的專家、學(xué)者到校進(jìn)行座談交流，向檔案管理人員分享最新的安全管理技術(shù)與方法，不斷提高他們的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)，促使他們能夠充分發(fā)揮出當(dāng)前市面上主流安全防范技術(shù)的作用，全面提升數(shù)字檔案信息的安全控制管理水平。如圖所示，為高校電子檔案歸檔的安全防護(hù)工作，其采用身份認(rèn)證技術(shù)，只有具備一定權(quán)限的工作人員才能進(jìn)行檔案的蓋章簽字歸檔操作，杜絕無關(guān)人員操作，威脅到用戶檔案資料的安全保密性。最后，高校還需針對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)工作構(gòu)建出一個(gè)具有高度安全性的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，安排專業(yè)安全技術(shù)人員進(jìn)行系統(tǒng)安全維護(hù)管理，確保數(shù)字檔案系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行，降低其遭受來自外界不法分子的網(wǎng)絡(luò)攻擊，同時(shí)防止出現(xiàn)各種漏洞、系統(tǒng)崩潰等安全運(yùn)行問題，造成數(shù)字檔案館內(nèi)部信息數(shù)據(jù)的損壞或者丟失。

高校電子檔案歸檔的安全防護(hù)工作流程

（二）庫存檔案數(shù)字化建設(shè)

由于高校檔案數(shù)量較為龐大，如果要對(duì)全部的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作，將會(huì)大大增加檔案管理人員的工作量和負(fù)擔(dān)，造成大量人力資源與物力資源的浪費(fèi)。對(duì)此，高校必須科學(xué)合理地開展庫存檔案數(shù)字化建設(shè)管理工作。首先，高校在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，要制定可行的數(shù)字檔案優(yōu)化方案，檔案管理人員需結(jié)合當(dāng)前高校數(shù)字檔案館建設(shè)情況、檔案所述年代、使用頻率、使用價(jià)值及保管期限等，優(yōu)化改進(jìn)庫存檔案的設(shè)計(jì)執(zhí)行方案，并督促相關(guān)工作人員嚴(yán)格按照方案對(duì)庫存檔案展開數(shù)字化操作處理，確保能夠全面細(xì)致地處理好檔案資源信息的數(shù)字化操作。其次，高校數(shù)字檔案管理人員還需綜合考慮檔案過渡轉(zhuǎn)型時(shí)期、未來數(shù)字檔案發(fā)展趨勢等不同要求，根據(jù)檔案的實(shí)際類型，制定相對(duì)應(yīng)的優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)，充分保障高校檔案數(shù)字化工作的合理性、規(guī)范性、科學(xué)性。比如，針對(duì)那些不適合數(shù)字化檔案管理方法的檔案，檔案管理人員可以不對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化操作，等到檔案管理數(shù)字化技術(shù)條件成熟完善后再進(jìn)行安排處理。最后，針對(duì)檔案著錄中應(yīng)注意的各項(xiàng)問題、數(shù)字掃描后的處理方法和掃描的分辨率等內(nèi)容都要嚴(yán)格制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以此全面提升高校檔案數(shù)字化工作質(zhì)量和效率。對(duì)于那些經(jīng)過數(shù)字掃描后的文檔資料，檔案管理人員還需對(duì)全文內(nèi)容信息展開優(yōu)化處理。對(duì)于手寫稿文件資料，則需采用手工錄入的方式上傳采集歸檔信息，方便用戶上網(wǎng)全文檢索，獲取所需的檔案信息資料。

（三）數(shù)字檔案館管理人才保障建設(shè)

高校數(shù)字檔案館建設(shè)工作如果只是由檔案館內(nèi)部人員參與，將會(huì)影響數(shù)字檔案館的整體建設(shè)質(zhì)量。因此，高校還需充分發(fā)揮信息部門技術(shù)人員、高層管理領(lǐng)導(dǎo)及兼職人員的作用，努力組建優(yōu)秀的復(fù)合型數(shù)字檔案館管理人才隊(duì)伍。首先，高校要基于不同渠道吸引培養(yǎng)更多先進(jìn)的檔案管理人才，并采取一定激勵(lì)措施，有效調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性與主動(dòng)性，促使他們能夠利用業(yè)余時(shí)間加強(qiáng)自我補(bǔ)充學(xué)習(xí)，不斷提高數(shù)字檔案管理業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)，能夠熟練掌握運(yùn)用市面上的專業(yè)檔案管理技能與方式。與傳統(tǒng)高校檔案管理模式相比較，現(xiàn)代數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)檔案管理人員的工作模式提出了更高的要求，檔案管理人員在認(rèn)真做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集整理、保存管理等工作的同時(shí)，還需科學(xué)有序地開展檔案信息化、數(shù)字檔案室的優(yōu)化建設(shè)工作。高校要結(jié)合自身辦學(xué)條件和規(guī)模，適當(dāng)加大人才隊(duì)伍建設(shè)力度，完善各項(xiàng)數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施，促使檔案管理工作者能夠靈活運(yùn)用信息化技術(shù)開展檔案處理操作。其次，高校還要積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)、信息技術(shù)專業(yè)等方面的人才，他們不僅要具備扎實(shí)的信息安全服務(wù)能力，還需熟悉信息基礎(chǔ)知識(shí)與各項(xiàng)工作原理，只有這樣才能滿足數(shù)字檔案館建設(shè)運(yùn)營管理需求。最后，高校還需加強(qiáng)與其他高校、企業(yè)單位的合作聯(lián)系，積極汲取他們的數(shù)字檔案館建設(shè)工作經(jīng)驗(yàn)與方法，幫助檔案管理人員學(xué)習(xí)成長，避免他們走彎路、走錯(cuò)路，更好地推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)工作發(fā)展。

（四）數(shù)字檔案建設(shè)管理制度建設(shè)

“不以規(guī)矩，不成方圓”，高校要想保障數(shù)字檔案館建設(shè)的規(guī)范化、科學(xué)化管理，就必須及時(shí)有效地建立合理完善的規(guī)章制度，健全數(shù)字檔案管理執(zhí)行制度體系，明確數(shù)字檔案正常運(yùn)行的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并督促各部門崗位工作人員嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)與制度。首先，高校要健全數(shù)字資源收集歸檔工作制度，可以參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)結(jié)合檔案管理特點(diǎn)與特色，明確不同類型數(shù)字檔案與電子文件的歸檔方式。其次，要建立先進(jìn)完善的數(shù)字檔案安全儲(chǔ)存制度。高校要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的長期安全儲(chǔ)存目標(biāo)，避免具有價(jià)值的數(shù)字資源發(fā)生損毀問題，就需要組織相關(guān)工作人員參與到數(shù)字檔案安全儲(chǔ)存制度建設(shè)工作中，讓他們發(fā)表意見和想法，在大家共同商議下明確數(shù)字檔案的安全儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)與儲(chǔ)存格式，同時(shí)制定關(guān)于數(shù)字檔案遷移、數(shù)據(jù)檢測策略及備份機(jī)制等管理內(nèi)容。最后，健全檔案利用制度，明確高校數(shù)字檔案利用管理辦法，對(duì)檔案檢索查詢、信息共享與開發(fā)、資源發(fā)布及權(quán)限控制與身份認(rèn)證等內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格管理，這樣有助于高校數(shù)字檔案的安全規(guī)范利用。

四、結(jié)語

綜上所述，高校要想保障自身教育建設(shè)穩(wěn)定持續(xù)地發(fā)展，充分發(fā)揮檔案館的價(jià)值作用，就必須高度重視數(shù)字檔案館建設(shè)工作。高校要做好數(shù)字檔案館建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃工作，加強(qiáng)對(duì)復(fù)合型檔案管理人才的培養(yǎng)，健全數(shù)字檔案管理規(guī)章制度，提升數(shù)字檔案安全控制管理水平。