高校電子發(fā)票無紙化報銷存在的問題及優(yōu)化路徑——以T大學為例

一、電子發(fā)票無紙化報銷的現實意義

（一）實現電子發(fā)票無紙化報銷是“碳中和”、“碳達峰”理念[1]的內在要求

2020年9月22日，習近平主席在第七十五屆聯合國大會一般性辯論上發(fā)表講話，承諾中國將在2030年前實現“碳達峰”，努力爭取2060年前實現碳中和。其實早在2019年，第25屆聯合國氣候變化大會期間，T大學就有關碳中和的相關領域進行了積極參與，提出了自己的研究計劃，為實現碳中和的目標貢獻自己的力量。美國加州州立大學北嶺分校通過數據研究表明，樹木對實現碳中和有重要作用，實現碳中和的三個技術手段是降碳、零碳、負碳[2]。節(jié)約用紙，實現無紙化就是“降碳”的實現途徑之一，而我們可以通過信息化的手段去優(yōu)化管理模式，建設低碳校園[3]。

（二）實現電子發(fā)票無紙化報銷是科研經費管理的必然選擇

《國務院辦公廳關于改革完善中央財政科研經費的若干意見》（國辦發(fā)【2021】32號）中明確指出減輕科研人員事務性負擔，改進財務報銷管理方式，推進科研經費無紙化報銷試點，選擇部分電子票據接收、入賬、歸檔處理工作量比較大的中央高校、科研院所、企業(yè)，納入電子入賬憑證跨級數據標準推廣范圍，推動科研經費數字化、無紙化。實際上，T大學早在2020年就逐漸將收入確認、支出報銷的無紙化核算納入計劃中，分別于2020年9月份推出資金結算平臺試點電子發(fā)票開具和收入確認工作，于2021年9月開展電子發(fā)票無紙化報銷工作。T大學對于無紙化智能辦公的探索從未停止，據可靠數據顯示，早在2017年T大學就率先和提出電子成績單數字簽名可信歸檔的解決方法，這些努力，也為高校建立電子檔案系統(tǒng)提供了良好的基礎。

（三）電子發(fā)票無紙化報銷是數字經濟發(fā)展，中國稅務信息化改革和企業(yè)數字化轉型的必然要求

據國內權威數字媒體機構I-Media Research（艾媒咨詢）研究分析，2017年-2020年中國電子發(fā)票開具數量規(guī)模逐年猛漲(如下圖1)，2020年電子發(fā)票開具數量為246億張，2021年電子發(fā)票開具數量更是將近500億張，預計2022年仍會繼續(xù)呈上升趨勢。國家對于電子發(fā)票的推廣是發(fā)票報銷電子化、無紙化的風向標，發(fā)票報銷逐漸從人工向智能化變革。高校推廣試點無紙化報銷模式，是發(fā)展信息化和數字化經濟的現實要求[4]。

圖12017-2021電子發(fā)票開具數量

二、T大學報銷模式的演變

（一）“面對面”服務模式

“面對面”服務模式也就是傳統(tǒng)的窗口報銷，財務報銷經辦人與財務審核人員“面對面”溝通交流，然后進行財務結算（如圖所示）。這種模式好處在于可以很直觀同當事人進行業(yè)務交流，財務審核人員可以更直接的同當事人了解報銷業(yè)務的真實情況，保障了會計核算的真實性和準確性。但是，這種模式在疫情大流行的趨勢下存在很大的弊端，首先，它增加了人與人之間的接觸，使得高校防疫風險大大上升；其次，就模式本身而言，會使得工作的效率大大降低，不符合科研經費“放管服”改革的需要，使得科研老師陷入“報銷繁瑣”的困境中;最后，這種模式也不符合高校“雙一流”改革的要求，不符合T大學財務服務爭創(chuàng)國際化、智能化服務的趨勢。

                     圖2.“面對面”報銷模式

（二）“自助報賬”模式

T大學在2017年6月份上線了網上自助報賬系統(tǒng)，開發(fā)了借款、日常報銷、國內差旅費報銷、公務卡等幾個網報模塊。財務經辦人只需在網上填報報銷單，后附需要報銷的票據，簽好字后送各區(qū)財務進行報銷。（如圖）這種形式較“面對面”模式而言，節(jié)省了經辦人時間，經辦人不需在現場等待審核，在一定程度上緩解了“報銷繁”的壓力，提高了財務報銷的工作效率。缺點是經辦人仍然需要去現場送報銷材料，審核人員后期發(fā)現材料有問題后還需要聯系經辦人，無形中增加了業(yè)務處理的時間成本，使得報銷工作“二次返工”。

圖3.“自助報賬”模式

（三）“投遞機投遞”模式

T大學在2018年末試點，2019年正式上線投遞機投遞報銷模式，在校內各個需求高的網點放置網報投遞機，由財務部門人員每天定時取送報銷單至各財務室處理（如圖）。進一步完善了自助報賬系統(tǒng)的線上反饋功能，借助財務微信公眾號，對接自助報賬系統(tǒng)，適時對師生的報銷結果推送反饋。這種模式在報銷流程上進一步優(yōu)化，節(jié)約了溝通成本，報銷不合格的材料被退回后，直接利用平臺進行推送，同時備注應當聯系的財務人員，節(jié)約了溝通時間，縮短了票據流通的時間，提高了工作效率[5]。缺點是無形中增加了財務審核人員的工作量，各財務室需要對投遞的單據進行分單，然后交各審核人員制單，出現問題后再溝通反饋，一些問題單據需要經辦人再次去各財務室進行解決，報銷單并不是“投遞”即完成。

圖4.“投遞機投遞”模式

（四）“無紙化”報銷模式

1.對接國家稅務局票據驗證系統(tǒng)

無紙化報銷模式構建了“我的票夾”功能模塊，該模塊與國家稅務局電子發(fā)票系統(tǒng)對接，實現數據互通，經辦人員在將電子發(fā)票上傳至“我的票夾”后即可實現線上驗證，保證了電子發(fā)票的真實性和唯一性，而這對于無紙化報銷是至關重要的?！拔业钠眾A”功能還支持對所有上傳票據的數字化管理，師生可根據需求對上傳的電子發(fā)票做標記、歸類等處理。在勾選所需報銷的電子發(fā)票后，即可進入無紙化報銷環(huán)節(jié)，線上提交無紙化報銷單。

2.對接財務線上審批系統(tǒng)

師生在提交無紙化報銷單之后，即進入線上審批環(huán)節(jié)，根據學校內控制的要求，在審簽環(huán)節(jié)進行審批層級的設置，可直接通過電腦端或手機端的財務審批功能推薦給相關負責人。相關人員可以實現在線審批，并且可以在手機移動端進行審批確認，大大提高了審批效率。

3.實現了電子發(fā)票報銷線上全過程控制

通過審批的報銷單可以直接線上推送至財務室自助接單庫，各財務室在收到推送后即可進行賬務處理。整個過程從發(fā)票的取得到報銷完全實現了線上操作，突破了時間和空間的限制。經辦人需要做的僅僅是發(fā)票在線上傳，項目負責人或者相關人員在線對報銷票據進行審批確認，同時在線推送給財務部門，財務人員進行線上接單分單并進行賬務處理。真正實現了“讓數據多跑路，師生少跑腿” [6]。更重要的是各個環(huán)節(jié)是可以適時進行監(jiān)控和追蹤，打破了財務報銷數據信息孤島的壁壘，所有相關人員都可以查詢到報銷單據的狀態(tài)。

圖5.“無紙化”報銷模式

三、T大學電子發(fā)票無紙化報銷存在的問題

（一）電子發(fā)票無紙化報銷在試點擴大過程中，系統(tǒng)上存在很多有待優(yōu)化的地方

1.“我的票夾”管理有待優(yōu)化

由于電子發(fā)票無紙化報銷依托系統(tǒng)開發(fā)的“我的票夾”功能模塊，需要報銷的票據都會首先上傳至“我的票夾”，上傳完畢后系統(tǒng)會與稅務局電子發(fā)票系統(tǒng)對接，實現實時驗證。但是由于票據種類繁多，目前仍存在一些票據無法驗證的情況，導致這類發(fā)票無法實現無紙化報銷。另一方面電子發(fā)票無紙化報銷對票據格式有一定的要求，必須是發(fā)票源文件，且格式為PDF或者OFD的才可以上傳，這也導致師生在報銷過程中存在一定的局限性。

2.票據驗證存在時間上的滯后性

當天開具的電子發(fā)票由于數據上傳需要時間，當天開具的電子發(fā)票不能進行驗證，需要隔天才能驗證，報銷人員需要等待數據更新才可驗證報銷。

3.無紙化報銷路徑有待優(yōu)化

目前在進行無紙化報銷時，要先進入“我的票夾”上傳票據，對發(fā)票經辦人和證明人進行添加，之后再進入“無紙化報銷模塊”進行報銷單據的填寫和提交，流程路徑有待優(yōu)化。理想路徑是直接在“我的票夾”模塊直接勾選需要報銷的發(fā)票，通過鏈接方式直接進行無紙化單據的提交。這也是后期需要逐步優(yōu)化的程序之一。

（二）部分財務工作人員對信息化工作認識不足，信息化業(yè)務能力有待提高

對高校財務服務人員來說，一部分財務服務人員還采用傳統(tǒng)的服務方式，大多專注于具體業(yè)務，重視專業(yè)知識的業(yè)務討論與學習，綜合素質能力不足，計算機知識儲備不足，對數據庫建設等專業(yè)操作更是敬而遠之。還有的財務服務人員自身不重視信息化，這樣也無法將財務信息化指導給科研助理或者財務經辦人員，這直接導致電子發(fā)票無紙化報銷的推進步履維艱[7]；

一些經費責任人或者項目負責人本人忙于科研工作，無暇顧及經費報銷使用的規(guī)范性，對財務部門的一些信息化、智能化改革漠不關心。要知道項目負責人只要能學習一些財務報銷的基本常識，學習一些經費報銷的信息化流程，將會對經費的使用產生“事半功倍”的效果；

科研助理或者財務報銷經辦人由于長時間和財務部門業(yè)務溝通交流，一時間習慣了傳統(tǒng)的報銷方式，信息化改革后，產生為難情緒，不愿意接受或者學習新的報銷模式也是無紙化報銷推進緩慢的原因。

（三）T高校共享服務平臺不全面，部門之間聯動不足

高校的運轉依靠的是各個部門間的合作，要真正全面實現電子發(fā)票無紙化報銷，必須依賴各部門的鼎力合作，因為電子發(fā)票無紙化報銷涉及到學校的資產管理配置、試劑材料的保管、辦公物資采購甚至是差旅費報銷得等一系列可能涉及的所有業(yè)務，這些業(yè)務所涉及的部門有資產處、實驗室管理處、各院系部處等，所以必須重視各部門之間互聯網和辦公平臺的使用。但是目前由于各個部門所使用的軟件通常不是一個公司提供，所以之間的業(yè)務聯系無法順利搭建，無法充分實現業(yè)務間的對接和溝通。同時由于各部門權限問題，無法真正實現完整的財務共享平臺，這樣的現實狀況為實現電子發(fā)票無紙化報銷帶來了不利影響。 

四、電子發(fā)票無紙化報銷的優(yōu)化路徑

（一）繼續(xù)優(yōu)化電子發(fā)票無紙化報銷系統(tǒng)，提高其可操作性和便捷性

在大數據時代下，T高校應該充分依托大數據與互聯網平臺，結合實際的工作發(fā)展需要對電子發(fā)票無紙化報銷系統(tǒng)進行進一步優(yōu)化。

完善電子發(fā)票“我的票夾”功能模塊，增加預設電子票據的種類，比如增加機票電子票據、火車票電子票據等，只有擴大可驗證票據的范圍才能提高師生對電子發(fā)票無紙化報銷的使用率，才能提高報銷的便捷性。

解決部分地區(qū)電子發(fā)票驗證困難問題，比如浙江、廣東通用電子發(fā)票、深圳區(qū)塊鏈電子發(fā)票、財政類電子票據等，可單獨設置驗正選項，提高電子發(fā)票驗證的準確性。將光學字符識別（Optical Character Recognition OCR）技術擴大應用到電子發(fā)票審核過程中，實現財務智能審核，確保電子發(fā)票報銷的真實性和唯一性[8].

針對電子發(fā)票驗證的滯后性，可通過實時及時上傳發(fā)票數據，提高數據轉換效率的形式來解決。優(yōu)化無紙化報銷路徑，采用單一接口進入的形式，減少不必要的信息路徑，不讓老師在信息化的流程上多浪費時間，否則也就失去了信息化的意義。讓財務經辦人從電子發(fā)票入手一步到位過渡至無紙化報銷模式，真正實現路徑優(yōu)化才能實現“讓數據多跑路，師生少跑腿”的目標。

（二）全面提高學校財務工作人員的業(yè)務水平

     高校財務信息化是歷史的選擇，更是發(fā)展的趨勢，隨著各類智能化的報銷系統(tǒng)上線，財務審核工作不再是簡單的手工制單，對于審核人員而言，需要的是綜合科研管理需求和財務管理需求的專業(yè)型人才。尤其是在技術方面，審核人員不僅要了解最新的財務政策，掌握各類經費支出的要求，并且還需要熟悉操作和使用各類報銷系統(tǒng)，更需要財務人員熟悉計算機信息技術操作系統(tǒng)。這就要求加強財務人員計算機網絡知識的學習，成為全能型、復合型的財務人員。同時，作為專業(yè)的財務人員還應該積極轉變傳統(tǒng)思維，學習信息化相關軟件，提出對于軟件使用和設計的需求，更好地解決系統(tǒng)設置上的漏洞。最后，還要重視培訓，對內和對外的培訓，高校內部需要加強對專業(yè)財務人員的無紙化報銷業(yè)務培訓，對外要加強對服務對象的操作培訓，只有雙方共同努力，才會，真正實現無紙化辦公，減少面對面接觸，提升工作效率。

（三）建立健全財務共享服務平臺

高校財務工作聯系方方面面，涉及學校各個經濟活動，但是各部門所使用的軟件是分裂的，導致許多業(yè)務之間的聯系無法順利搭建，缺乏共享的管理服務平臺，無法實現業(yè)務間的對接和溝通。目前API(Application Programming Interface) 即應用程序編程接口技術，可以實現不同程序進行信息交互，在一定程度上為建設共享服務平臺解決了技術性難題[9]。通過API技術，我們可加快各部門的信息對接進程，實現數據自動連接與核對，提高管理的規(guī)范性與全局性。對電子發(fā)票無紙化報銷而言，可利用此技術加強網上自助報賬系統(tǒng)、審批系統(tǒng)、資產管理系統(tǒng)、試劑耗材系統(tǒng)等之間的勾稽聯系。只有建立各部門系統(tǒng)之間的聯動，實現系統(tǒng)互聯，才能大大提高工作效率，提高核算的準確性[10]。此外，我們可以通過線下的調研、走訪、參觀，線上的參與其他部門業(yè)務培訓的形式，促進業(yè)務融通，找到業(yè)務對接點，從而優(yōu)化財務流程，增強師生體驗感、獲得感。

五、結語

在這場電子發(fā)票“無紙化”報銷改革的浪潮中，T高校勇于嘗試，積極探索，摸索出一條適用于自身服務特色的發(fā)展之路，盡管探索的過程中遇到了很多的挫折和挑戰(zhàn)，正是這些挫折和挑戰(zhàn)使得T高校財務服務“無紙化”的道路更加光明。目前，T高校對于“無紙化”的探索并未停止，財務人員會繼續(xù)深化學習，提供數字化、智能化的財務服務，相信在不久的將來，各項業(yè)務均能逐步實現“無紙化”，從而為T高校高質量的財務管理工作奠定堅實基礎。

本文來源：《商業(yè)觀察》http://xwlcp.cn/w/jg/125.html